Els minuts de la reunió de l'Església proporcionen el registre oficial i legal de les accions de la junta o comitè. Són importants internament per la precisió històrica i també són utilitzats per partits externs; per exemple, prestant institucions per establir que l'església ha aprovat un projecte de construcció abans d'emetre un préstec. Auditors i l'IRS també examina les actes com a prova de que certes transaccions financeres estaven autoritzades. En la majoria d'organitzacions, el secretari o el secretari d'enregistrament pren les actes.
Continguts
Tot i que el contingut específic varia segons la comissió, en general, les actes de totes les organitzacions de l'església inclouen:
- Particulars de la reunió, com ara el temps, la data, el lloc, qui va assistir i qui va presidir.
- Si la reunió està programada periòdicament o una reunió especial i, si és especial, qui va trucar a la reunió i amb quina finalitat: adjuntant una còpia de l'avís de la reunió.
- Registre ordenat del que es va produir a la reunió.
- Interrupció i temps.
- Signatura del secretari i, un cop aprovats les actes, el president.
Un dels aspectes més difícils de prendre minuts és determinar la quantitat de detalls per gravar. La Comissió Històrica dels germans menonitas suggereix enregistrar els punts principals de les discussions que condueixen a decisions, així com les alternatives considerades i un resum de per què el comitè va triar una alternativa per sobre dels altres. El Consell Evangèlic de Responsabilitat Financera suggereix que el consell estableixi una política sobre detalls que sigui consistent, independentment de la secretaria individual. Suggerim incloure detalls suficients per demostrar que el tauler era prudent, però no tant que el minut llegia com una novel·la.
Prenent l'acta
Abans de començar la reunió, obteniu una còpia de l'ordre del dia. A mesura que progressa la reunió, prendre notes detallades relacionades amb els detalls de la reunió, els informes del tauler, les discussions i les accions ja que el tauler segueix cada un dels punts de l'ordre del dia. Registre moviments, resolucions i decisions verbatim, però resumeix les discussions. Assegureu-vos d'incloure el nom de cada persona que realitza una moció o que inicieu l'acció i els conflictes d'interès indicats. Un cop finalitzada la reunió, transcriu i condense les vostres notes per incloure el detall adequat i posar-les en el format adequat, començant per les dades de la reunió, i procedint a l'ordre del dia.
Preservant els minuts
Un cop hagueu completat l'esborrany de les actes, feu circular el document als membres. Els minuts que hàgiu escrit per a aquesta reunió seran aprovats, amb o sense correccions, a la propera reunió. Un cop aprovats els minuts, prepareu una còpia final i, a continuació, firmeu el document i pregunteu al president que ho firmi també. Emmagatzema els minuts de forma cronològica en un llibre de minúscules, juntament amb l'agenda de la reunió. Aquest llibre de fulles soltes també ha de contenir una taula de continguts i còpies dels estatuts i la constitució de l'església. En algun moment, potser anualment, els minuts poden estar vinculats professionalment.
