Sovint, quan una organització busca ajuda externa per a un projecte, emet un RFP o una sol·licitud de proposta. Els contractistes responen llavors a la RFP, que explica com poden ajudar-se amb el projecte i per què la seva empresa o equip és la millor opció per al treball. Per rebre les respostes més completes i fer l'elecció correcta, les RFP han d'incloure informació bàsica.
Una RFP sempre ha de començar amb una introducció i una visió general de l'organització que emet la sol·licitud i el problema o projecte on es necessita ajuda. La introducció generalment no és més que un paràgraf o dos, i també ha d'incloure la data de venciment del projecte i el pressupost proposat. La inclusió d'aquesta informació ajuda a les empreses a prendre una decisió sobre si respondre a la RFP.
Detalls del projecte
La segona part d'un RFP ha de proporcionar detalls sobre el projecte o programa específic. Proporciona informació específica sobre el propòsit i l'estructura del projecte, així com detalls sobre l'equip que treballa, la ubicació, el calendari i l'estat. Aquesta informació ajuda als enquestats a comprendre el context del projecte; poden adaptar la seva resposta a les necessitats de l'organització sol·licitant.
Abast del servei
Un RFP ha de detallar els serveis que cerqueu des d'una empresa externa. Aquest àmbit de servei és probablement la secció més important de la RFP, ja que les empreses que responen s'assemblen molt a desenvolupar propostes que satisfacin totes les seves necessitats. Si bé ha d'incloure tasques específiques que són clau per completar el projecte, la llista de serveis requerits ha de ser bastant general, ja que cada empresa que respon tindrà el seu propi enfocament al projecte. Permetre que les empreses externes detallin les seves idees i processos, poden ajudar-vos a prendre una decisió més informada sobre la millor empresa per al treball.
Pressupost
Mentre que algunes empreses que emeten RFP dubten a incloure informació pressupostària, si teniu un pressupost estricte, incloeu-lo a la RFP. El RFP ha d'incloure una secció que demana a les empreses que detallin com planifiquen utilitzar el pressupost, així com un desglossament dels seus requisits i procediments de facturació i pagament. També s'inclou informació sobre el tipus de contracte que es concedeix i la durada del contracte.
Qualificacions
Quan trieu una empresa externa per treballar amb la vostra empresa, voleu que la millor empresa més qualificada que us pugui permetre. El RFP ha d'incloure una secció on les empreses que responen poden detallar les seves qualificacions per al treball. Si busqueu una experiència específica, demana als enquestats que detallin les seves habilitats i experiència en aquesta àrea. A més, sol·liciteu referències, ja sigui per a tota la companyia o per als membres individuals de l'equip.
Avaluació i presentació
Les RFP han d'incloure un desglossament dels criteris d'avaluació i les indicacions per enviar la proposta. Sigui clar i específic, indicant la data i l'hora del termini, així com una adreça específica on rebrà propostes. Si hi ha circumstàncies que condueixin a una desqualificació immediata, incloeu-ne també.
