Moltes empreses aporten proveïdors externs quan tenen projectes a gran escala. Hi ha moltes raons per a l'externalització del treball, inclosa la manca de personal, la manca de recursos i la manca d'experiència del projecte. En triar un proveïdor de perspectiva, un negoci sovint envia una Sol.licitud d'informació o Sol·licitud de proposta. Abans de decidir quin tipus d'eina és millor per a la vostra organització, tingueu en compte les diferències entre els dos.
Demanar informació
Les sol·licituds d'informació o RFI són documents de planificació. Són documents informals i, en general, no requereixen cap compromís de cap de les parts. Les RFI estan dissenyades per recollir informació sobre l'empresa, capacitats, habilitats i experiència del proveïdor potencial. Els detalls del projecte i el pressupost normalment no s'inclouen en aquest tipus de document. L'única vegada que s'inclou aquest tipus d'informació és si l'empresa busca un venedor a curt termini per a un petit projecte.
Sol · licitud de proposta
Les sol · licituds de proposta o RFP són documents complexos que creen empreses per atraure ofertes i propostes de venedors externs. Una RFP normalment inclou el pressupost, el calendari i els criteris del projecte, així com els objectius i objectius de la companyia. Se centra en les especificacions i l'abast del projecte, i treballa per sol·licitar una resposta detallada dels possibles proveïdors. Les respostes dels proveïdors solen incloure informació sobre l'empresa venedora, el preu proposat i els detalls específics de com executarà i gestionarà el proveïdor.
Processos
L'RFI sol utilitzar-se per a projectes de baix pressupost i com a punt de partida per a projectes d'alt pressupost. En general, triga diverses setmanes a enviar i rebre respostes per a aquest tipus de document, i normalment és inferior a 10 pàgines. La RFP s'utilitza per a projectes d'alt pressupost, i es crea comunament al final de la fase d'obtenció d'informació del projecte. En general, triga uns quants mesos a enviar i rebre respostes del proveïdor amb aquest tipus de document, i normalment té almenys 20 pàgines o més.
Avantatges
L'ús d'una RFI és avantatjós per a petits projectes de baix impacte. Aquest document no requereix molt temps o esforç de proveïdors potencials, ja que no han de retornar descripcions llargues de detalls del projecte. Les empreses, per tant, utilitzen aquest tipus de document per obtenir més informació sobre l'abast d'un gran projecte abans de començar el procés de la proposta. El benefici d'una RFP és que prepara la companyia per avançar amb un proveïdor i començar la fase de contracte.
Desavantatges
L'inconvenient d'una RFI és que els venedors no poden estar interessats a enviar informació perquè no veuen el compromís implícit de l'empresa. Els desavantatges de la RFP són els preparatius necessaris per enviar-los i rebre-ho. Si una empresa no sap sobre l'abast general i les especificacions del projecte, escriure el RFP pot ser molt difícil o pot resultar en propostes imprevisibles de proveïdors.
