La celebració d'una reunió de negocis per a gent japonesa és molt similar a qualsevol altra reunió comercial: es refereixen als participants pels seus últims noms (familiars) i si esteu parlant en japonès, seguiu el cognom amb l'honorific -san); notificar als participants la hora d'inici molt abans; oferir una selecció de cafè, te o aigua; començar a temps; no interrompre les persones quan parlin; mantenir-se al tema; evitar l'ús de l'humor; i estar preparat per a preguntes directes i personals.
Preparació
Notifica a tots els participants de l'hora d'inici el més aviat possible, i assegureu-vos que tothom, tant japonès com no japonès, entengui que la reunió començarà en aquest moment. La cultura japonesa fa èmfasi en la consideració dels altres, i la puntualitat és un signe de respecte.
Trieu una ubicació tranquil·la si és possible. Molts japonesos parlen anglès o han estudiat anglès, però els sorolls de fons poden dificultar el seguiment de les converses. Tenir la reunió en una zona tranquil·la garantirà un entorn d'escolta còmode.
Proporcioneu una selecció de begudes. Contràriament als estereotips populars, no tots els japonesos prenen te japonès, especialment en reunions empresarials amb persones no japoneses. És millor, si és possible, oferir als participants una selecció de cafè, te, te japonès i aigua.
Assegureu-vos que hi ha un ampli espai de taules per tal que les persones publiquin articles i, si ho necessiten, un diccionari electrònic. De nou, molts japonesos parlen anglès, però potser voldrien, de tant en tant, comprovar el significat de paraules fosques o desconegudes utilitzades durant la reunió.
Permetre que el temps abans de la reunió comenci perquè les persones canviïn targetes de visita i s'introduïxin de forma informal. L'intercanvi de targetes de visita és un acte important i obligatori per als empresaris japonesos.
Inici de la reunió
Indiqueu que s'iniciarà la reunió, que permetrà a les persones organitzar-se i preparar-se.
Introduïu els participants. Si duu a terme la trobada en japonès, utilitzeu l'estil d'introducció japonès: organització primer, segon cognom seguit de "-san". nom donat últim. Podeu optar per introduir-se als participants; això és perfectament acceptable i, en anglès, la persona japonesa pot gaudir del repte de mostrar la seva capacitat anglesa davant del grup.
Repasseu el propòsit i els objectius de la reunió. Això hauria d'haver estat anunciat prèviament, però ajudarà a la gent si se'ls recorda. Mantenir-se al tema és un signe de consideració al Japó.
Realització de la Reunió
No interrompre les persones quan parlin. Permetre que els parlants facin el seu temps. Al Japó, la gent tendeix a explicar els punts per primera vegada donant motius i després indicant el punt, mentre que les persones en cultures occidentals manifesten el punt primer i donen motius. Aquest estil de comunicació diferent pot ser una font d'impaciència per part dels occidentals, i es maneja millor per no interrompre's.
Mantenir-se al tema. Mantingui qualsevol aparença o anècdotes per al final o la reunió.
Eviteu l'ús de l'humor. Tot i que la cultura japonesa està canviant, i l'humor és bastant habitual a Japó, encara és millor evitar l'humor en reunions empresarials. L'humor pot ser un signe d'amistat per als nord-americans, però per als empresaris japonesos pot ser un signe d'immaduresa, i també corre el risc de no trencar la barrera lingüística o cultural.
Estigui preparat per a preguntes directes. El lloc web "Traduccions estrangeres" adverteix als lectors que els japonesos tendeixen a ser directes en les seves preguntes a l'hora de conèixer gent nova (vegeu la referència 1). Preguntes com "Quanta quantitat de diners fas?" "Ets solter?" o "Quants anys tens?" pot passar. Si no us trobeu còmode responent a aquestes preguntes, trobeu una manera amable de desviar la pregunta i no mostrar cap tipus d'infracció.
