El món dels negocis està ple de reunions llargues, avorrides i avorrides. Si la vostra reunió està enfocada i, aleshores, tots els assistents ho agradaran. Tant si es tracta d'una reunió setmanal de personal com d'una conferència, la planificació i la preparació del sector poden marcar la diferència entre una sessió productiva o un parell d'hores tediós.
Teniu un objectiu
La reunió es mourà més ràpidament i se centrarà més si teniu un motiu per mantenir-lo. Fins i tot si es tracta d'una reunió setmanal regular, serà més productiu si teniu un objectiu concret. Redacta una agenda que toqui els temes que vulguis cobrir. Fixeu-vos a l'agenda: si algú presenta un tema no relacionat, digueu-los que parleu d'això amb vosaltres una vegada finalitzada la reunió.
Convida de forma selectiva
No invoques persones que no necessiten estar-hi. Si tot el que necessiteu d'algú és una actualització del seu últim projecte, podeu obtenir-lo en un correu electrònic. Mantenir la reunió a una mida raonable manté les coses més ordenades i enfocades. També allibera més persones per fer treballs productius.
Prepara els teus assistents
Envieu la vostra agenda abans de la reunió, de manera que tothom sap què esperar. Si truqueu a la reunió per fer front a un desenvolupament recent, un canvi en la llei, un retard en el projecte, incloeu la informació de fons amb l'ordre del dia. D'aquesta manera tots estarem a la velocitat i tindreu més temps a la reunió per fer front al desenvolupament.
Trobeu l'espai adequat
Trobeu una habitació prou gran que tothom que assistiu pugui asseure's còmodament. Expulsar persones o buscar cadires és distraient, incòmode i et fa semblar poc preparat. Confirmeu que l'habitació disposa dels equips que necessiteu i que està en funcionament. Això és especialment important si la reunió inclou una presentació de diapositives o si algú va a assistir per telèfon o videoconferència.
Dirigir la reunió
Les agendes no són màgics. Moltes reunions comencen amb un objectiu, llavors els participants s'aparten a tangents. Si esteu allotjant, és responsabilitat que us dirigeixi de nou. Si els vostres convidats inclouen clients o una alta direcció, hauran de fer-ho amb un toc delicat, però cal fer-ho. Finalitza la reunió a l'hora programada.
Ajuda a la gent a relaxar-se
No vol executar una reunió tan estreta que tothom se sent com si estiguessin al camp d'entrenament. Organitzeu una oferta d'aperitius i begudes no alcohòliques. Deixeu-li un temps al principi per fer una petita xerrada, ja que les persones, naturalment, gaudeixen de posar-se en contacte. No deixeu que s'executi fins al punt que retarda el negoci a la mà.
