L'efectiu és l'actiu més actiu de la companyia. És essencial per pagar els comptes i aprofitar les oportunitats financeres. Les empreses reben efectiu de diverses fonts, inclosos els pagaments dels clients, els dividends sobre inversions i les vendes d'equips i subministraments, entre moltes altres fonts. La majoria de comptes en efectiu de les empreses tenen nombroses transaccions durant tot el període comptable. Registren informació detallada sobre aquestes transaccions al llibre de caixa.
Ledger subsidiari
Les empreses utilitzen tant un llibre major com a filials subsidiaris per fer un seguiment de les transaccions financeres de la companyia. El llibre general conté informació del compte de cada compte que una empresa utilitza. Els llibres de llibres subsidiaris proporcionen informació detallada sobre comptes específics. Un llibre d'efectiu representa un tipus de llibre principal subsidiari. Un llibre d'efectiu registra informació detallada per a comptes d'efectiu separats. Aquests comptes es poden separar segons comptes bancaris individuals o en ubicacions individuals.
Compte específic
Algunes empreses mantenen diversos comptes bancaris. Cada compte bancari es pot utilitzar per controlar funcions específiques dins de l'empresa. Moltes empreses, per exemple, utilitzen un compte bancari estrictament per a la nòmina, emeten tots els seus ítems de nòmina i dipositen fons suficients periòdicament per cobrir tots els elements emesos. Un llibre d'efectiu manté una llista de transaccions separada i un saldo corrent per a cada compte bancari individual. Cada vegada que l'empresa emet un pagament o ingressa en un compte particular, registra aquest pagament al compte corresponent del llibre de caixa.
Ubicació específica
Algunes empreses mantenen comptes d'efectiu separats per a ubicacions d'empreses individuals. Cada compte d'efectiu s'utilitza per controlar transaccions de caixa específiques aplicables a una ubicació concreta. El llibre d'efectiu manté una llista de transaccions separada i un saldo d'execució per a cada ubicació. Sempre que una ubicació emeti un pagament o registri un dipòsit, la transacció es registra al compte corresponent.
Saldo de caixa
La suma de tots els saldos del compte de llibreta d'efectiu necessita igualar el saldo de caixa total registrat al llibre general de la companyia. A finals de mes, l'empresa revisa cada compte de comptes i compara el saldo del compte amb la documentació de còpia de seguretat, que inclou aspectes com ara extractes de dipòsits i xecs cancel·lats. Després de reconciliar cada compte de comptes, la companyia suma els saldos de tots els comptes en efectiu i compara aquest total amb el saldo principal del compte de caixa. Cal investigar qualsevol discrepància.
