Els diners en efectiu són qualsevol cosa menys petits. És un fons seriós i útil que el vostre negoci fa servir per a compres massa petites o massa informals per a un xec o targeta de crèdit. Ja sigui que estigueu connectant monedes a un apartador o compreu un rotllo d'emissió d'emergència, un calaixet d'efectiu petit us ofereix la flexibilitat d'accedir ràpidament als diners que pagueu mentre documenteu la transacció amb finalitats de comptabilització. L'efectiu nociu forma part del vostre efectiu a la mà, però els diners a mà també inclou tots els altres fons que teniu fàcilment disponibles, com ara quantitats que encara no heu dipositat al banc i corretges de bitllets més petits que feu servir per canviar el registre de caixa registradora..
Consells
-
Petits diners en efectiu és un fons que el vostre negoci manté a la vostra disposició per a petites compres, mentre que els diners en efectiu són la suma de tots els efectius disponibles.
Definició d'efectiu a la mà
El terme "efectiu a mà" en realitat té un doble significat. Es pot utilitzar literalment per referir-se a les factures i monedes que té disponibles per gastar, incloent-hi l'import del vostre fons de caixa petita. Tanmateix, en un balanç, el mateix terme es refereix no només a efectiu físic sinó a tots els fons líquids que la vostra empresa ha estalviat i prestat, inclosos els diners al banc i les factures importants a la vostra caixa forta. Es diu "efectiu a mà", fins i tot si no teniu efectiu físic perquè aquesta terminologia el distingeix dels actius que no estan a la vostra disposició, com ara els comptes a cobrar o el número a la columna d'actius del vostre balanç, que representa quantitats que encara esperen que paguin els vostres clients.
Petty Cash Definition
L'efectiu petit és una suma que el vostre negoci manté a la vostra disposició per cobrir les compres que es paguen amb efectiu en comptes d'un xec o targeta de crèdit. La creació d'un fons de caixa petita amb un diari i un flotant d'efectiu petit o la quantitat estàndard de fons inicials permet que la vostra empresa rastrequis petites compres que d'altra manera podrien passar per les esquerdes, com ara pagar el vostre proveïdor postal un valor de pocs centaus de franqueig en una carta amb segells insuficients.
Com funciona Petty Cash
Per configurar un fons de caixa petita, comenceu amb un flotador petit o una suma de diners que cobrirà les necessitats de diners petits a curt termini de la vostra empresa durant un període de temps raonable, com ara una setmana o un mes. La suma hauria de ser prou gran per pagar realment les teves petites compres d'efectiu, però és prou petit per tenir sentit per comprar petites compres en lloc d'altres tipus de despesa. Si dirigeixes a la botiga de subministraments d'oficina per a paper i clips diverses vegades a la setmana, hauríeu de considerar fer una llista i comprar quantitats més grans de material d'oficina alhora. Alternativament, podeu obrir un compte a la botiga de subministraments d'oficina perquè pugueu pagar totes les vostres compres petites junts.
La majoria de les empreses mantenen els seus diners en efectiu en una caixa o contenidor dedicat, com ara una caixa metàl·lica de metall o un sobre gran. Sigui el que feu, hauria de ser prou gran per al vostre efectiu i el vostre registre d'efectiu, i hauria de ser fàcil d'accedir. Si utilitzeu una caixa de metall, podeu mantenir-lo bloquejat, depenent de la vostra cultura de l'empresa i de quants empleats tinguis. Tot i que és important no convidar el robatori dels empleats, la suma que mantingueu en el vostre fons de caixa petita és petita per la seva definició, i el vostre fons també inclourà un registre que faci que sigui fàcil veure si falten diners.
La vostra configuració petita d'efectiu també hauria d'utilitzar un diari que registri els fons entrants i sortints. Utilitzeu un coixinet, un petit bloc de notes o fins i tot un full de paper amb una mà o un full de càlcul generat per ordinador. Podeu trobar fàcilment plantilles en línia per obtenir un registre de caixa petita, encara que probablement no podreu imprimir-les en un ordinador o portàtil. El vostre registre de diners en efectiu ha de tenir una columna per a la data i una altra per obtenir informació detallada sobre les despeses, com ara el que heu comprat i on heu gastat els diners. També hauria de mostrar un compte corrent amb el valor inicial, la suma que vau retirar per la vostra compra i l'import restant al fons després d'haver gastat els diners.
Altres tipus d'efectiu comercial
La diferència entre diners en efectiu i petits diners es redueix fins a on vostè guarda els diners i com l'utilitza. L'efectiu petit pertany a la vostra caixa petita o sobre. Altres tipus d'efectiu es poden conservar en un calaix, una caixa forta o una caixa registradora o fins i tot al banc si utilitzeu la definició de la comptabilitat de "efectiu a mà", que mesura la liquiditat de la vostra empresa en lloc dels dòlars físics que us costa a mà.
- Fons de registre de caixa: Si teniu un negoci minorista, probablement prendreu un efectiu dels clients, fins i tot si executeu la major part de les vostres transaccions a les targetes de crèdit del client. Les factures de la vostra caixa registradora inclouran no només els ingressos en efectiu del dia, sinó també la quantitat que mantingueu en el moment de fer canvis per als clients. La vostra arrencada hauria de comptar amb petites factures, tot i que, al final del dia, us trobeu amb factures majoritàriament més grans, ja que agafeu compres més grans dels compradors. El començament de la durada hauria de ser prou suficient per no quedar-se al final del dia o per sempre que vagi al banc per obtenir més canvis. Tanmateix, no hauria de ser tant que lliguen quantitats que pugui necessitar per altres despeses.
- Efectiu no vençut: Fins i tot si dirigeix un negoci que gestiona molts efectius, és poc probable que vagin al banc i dipositen-ho cada dia. El millor és conservar efectiu no posat en una ubicació segura al vostre lloc de treball. Podeu comprar una caixa forta en una botiga de subministraments d'oficina per obtenir una inversió relativament petita o almenys una inversió que sigui reduïda, en comparació amb el valor dels fons que probablement estigueu emmagatzemant a la caixa forta. Tanmateix, és una bona idea dipositar el vostre efectiu com a mínim un cop per setmana, perquè les empreses responsables documenten tots els ingressos i despeses i un compte bancari és més fiable que un registre d'efectiu per documentar aquestes transaccions.
-
Balanços del compte bancari: Encara que les sumes dels vostres comptes bancaris no són efectiu físic, sí representen fons que la vostra empresa té disponibles. Podeu gastar els diners que heu dipositat en les despeses de l'operació diària, com ara materials, lloguer i nòmina. Quan realitzeu qualsevol d'aquestes despeses, converteu els vostres diners en efectiu al banc en altres tipus d'actius comercials. També podeu utilitzar els vostres saldos de xecs i estalvis per pagar el principal dels préstecs. Aquests pagaments no necessàriament
es converteixen en actius, però segueixen tenint en compte el patrimoni net expressat pel vostre balanç, però reduint la quantitat de passius que li correspon al seu negoci.
Per què Cash és el rei?
L'avantguarda del negoci anterior afirma que el diners en efectiu és el rei, i aquesta saviesa es refereix a la realitat ineludible que el flux efectiu li dóna el poder i la flexibilitat per aprofitar oportunitats i emergències de camp. La vostra empresa no podrà comprar l'inventari que necessiteu per als guanys futurs, tret que tingui els diners per pagar-lo. Podeu fer servir el crèdit empresarial fins a un punt, però si no esteu guanyant diners en efectiu per pagar les quantitats que ha demanat prestat, és només qüestió de temps abans de quedar-se sense opcions. Ja sigui que el vostre efectiu provingui del vostre fons de caixa petit o del compte de xecs de la vostra empresa, manté la vostra empresa sense problemes i l'ajuda a mantenir-se fora de problemes.
