Quan arrendeu en comptes de la seva propietat, es compromet a pagar el lloguer, les despeses de manteniment i altres despeses al propietari. Els diners que pagueu cada mes o trimestre s'anomena una despesa de lloguer. Aquests diners es registren al compte de resultats durant el mes en què es relaciona la renda. El lloguer prepagament és el lloguer que paga abans de la data de venciment. Representa un pagament anticipat per a un benefici futur, de manera que el registre com a actiu per a l'empresa.
Què és el lloguer prepagat?
Quan un negoci arrendament locals com ara una oficina, comerç minorista o edifici de fàbrica, el lloguer generalment es paga per avançat durant el mes o el trimestre cobert pel pagament del lloguer. Per exemple, el lloguer de juny pot venir el 31 de maig o el 1 de juny. Moltes empreses paguen la renda per xec. Això vol dir que s'han d'organitzar i obtenir el xec al correu uns pocs dies abans de la data de venciment. En cas contrari, el propietari pot no rebre el control de lloguer a temps, i el negoci podria ser afectat per greus conseqüències comercials, com ara els interessos, les despeses posteriors i un possible avís de desallotjament.
La quota prepagament és simplement l'import pagat per lloguer abans del període de lloguer al qual es refereix. Quan escriviu un xec al maig que cobreixi el lloguer de juny, heu fet un pagament de lloguer prepagat. Algunes empreses podrien pagar préstecs per uns quants dies cada mes per assegurar-se que el registre de lloguer arribi a temps. D'altres, opten per pagar almenys uns mesos de lloguer per motius comercials, per exemple, per obtenir un descompte de lloguer o simplement per la tranquil·litat de conèixer el lloguer. Independentment de les vostres raons, si obriu la casella de verificació abans de la venció del lloguer, us pagareu per avançat el lloguer.
Quines són les despeses de lloguer?
Les despeses de lloguer són tots els costos associats amb l'arrendament d'una propietat durant un període de report. Evidentment, inclou el lloguer que paga cada mes o trimestre, però també inclou altres despeses necessàries per utilitzar una propietat. Per exemple, podeu pagar efectiu addicional per cobrir coses com l'assegurança, el manteniment, la reparació de les àrees comunes de l'edifici i la seguretat.
Les despeses de lloguer són els costos fixos, a diferència dels costos variables, el que significa que haureu de pagar-los cada mes o trimestre, independentment del producte que estigui produint. Fins i tot si tanques les operacions durant un mes, encara haureu de pagar el vostre lloguer i altres compromisos d'arrendament. Com a tal, les despeses de lloguer poden ser un drenatge material dels ingressos d'explotació d'una empresa.
Quines diferències hi ha entre les despeses de lloguer i de lloguer prèviament pagades?
En termes particulars, la diferència és simple: una despesa de lloguer és l'import que ha de pagar en virtut d'un contracte d'arrendament, i el lloguer prepagat és qualsevol despesa de lloguer que paga abans de la data de venciment. En termes comptables, les coses es tornen una mica més complicades.
Les despeses d'arrendament generalment corresponen a la categoria de Despeses de Vendes, Generals i Administratius que el converteixen en el compte de resultats. Altres articles de SG & A inclouen despeses tan diverses com salaris, subministraments d'oficina, assegurances i litigis. Les despeses de lloguer es classifiquen com SG & A perquè un negoci utilitza els seus béns immobles per operar i guanyar diners.
Les empreses fabricants poden tractar les seves despeses de lloguer de forma lleugerament diferent. És molt més comú que aquestes empreses incloguin despeses de lloguer com a part de les despeses generals de la fàbrica. Això és degut a que la renda per a locals de fàbrica està lligada a la producció - sense una fàbrica, no hi hauria cap producte. El lloguer no vinculat a la producció, com ara l'espai d'oficines, es cobra a SG & A. Al final del dia, però, no importa en quina categoria apareix la despesa de lloguer - l'efecte final és el mateix.
Quin és l'efecte final? Sempre que acumuli una despesa de lloguer, acreditarà el compte de caixa i debitarà la despesa de lloguer / compte SG & A. En el compte de pèrdues i guanys, les despeses SG & A es classifiquen en els ingressos i apareixen en el mateix bloc que altres despeses, com ara la depreciació i el cost de les mercaderies venudes. Els ingressos totals menys el cost de les mercaderies venudes donen el benefici brut. El benefici brut, menys les despeses d'explotació - SG & A - és igual a ingressos d'explotació. Els ingressos d'explotació són una mesura de la quantitat dels seus ingressos que eventualment es faran beneficis després que els comptadors hagin deduït coses com ara impostos. Així, com més grans siguin les despeses de lloguer, més baix serà el resultat d'explotació. Les despeses de lloguer tenen un impacte directe sobre la quantitat de diners en efectiu de la vostra volta corporativa.
Per comprendre com s'ajusta la renda prepagada en aquesta anàlisi, cal saber que una entrada de despeses de lloguer mostrarà el cost d'ocupar espai durant l'interval de temps indicat al compte de resultats, fins i tot si no es pagava la renda durant aquest període. Per tant, si l'empresa ABC està preparant el seu compte de resultats de juny, i la renda de juny ascendeix a 5.000 dòlars, llavors ABC registraria una despesa de lloguer de $ 5,000. La companyia fa la mateixa entrada independentment de si pagué el lloguer al juny o al maig.
Per fer front a aquesta anomalia temporal, l'empresa ha de registrar l'import de la renda pagada per avançat que encara no s'ha consumit. Ho fa a la secció d'actius actuals del balanç. Tornant a l'exemple anterior, si ABC pagués el lloguer al maig, registraria el pagament anticipat de $ 5,000 com a actiu corrent fins que el cost realment es va incórrer. A efectes comptables, el lloguer prepagat és un benefici que encara no ha gaudit de la companyia, però que podrà gaudir en algun moment del futur. És un actiu per a l'empresa.
Per què les empreses utilitzen lloguer prepagat
Les empreses utilitzen principalment lloguers prepagats per necessitat comercial. Una de les clàusules essencials d'un contracte d'arrendament comercial es refereix al venciment del pagament de la renda. Normalment, la renda anual es paga en 12 pagaments iguals en qualsevol data que especifiqui l'arrendament o en quatre pagaments iguals. Quan el lloguer es pagui trimestralment, l'arrendament especificarà les quatre dates de pagament de la renda, com ara l'1 de gener, l'1 d'abril, l'1 de juliol i l'1 d'octubre. No hi ha màgia a aquestes dates, que acaben d'arribar a la convenció.
Tanmateix, el que trobareu és que sempre se us demanarà que pagueu el lloguer amb un mes o tres mesos d'antelació, cosa que dóna lloc a una situació de lloguer prepagada. Els bancs i els prestadors d'hipoteques solen insistir que els propietaris tenen els pagaments de lloguer vençuts abans que es pagui el pagament de la hipoteca pel mateix període; hi ha una major possibilitat que el pagament de la hipoteca estigui cobert pels ingressos de lloguer. Per tant, tindrà dificultats per trobar un arrendador que us permetrà pagar la renda en mora.
En alguns casos, podeu optar per pagar més d'un pagament per avançat. Per exemple, podeu oferir pagar el lloguer d'un any sencer per garantir una propietat particular quan la competència sigui ferotge. O bé, podeu acceptar pagar uns mesos de lloguer anticipadament a canvi d'un altre edulcorant, com ara un 10% de descompte en el lloguer. Cada negoci tindrà els seus propis controladors comercials per posar un sobre de diners en efectiu sobre la taula.
L'única cosa que no podeu utilitzar amb un lloguer prepagat és obtenir deduccions fiscals addicionals. En general, un negoci reclamarà una deducció el mateix any que paga les despeses del negoci. Per tant, si vau pagar una prima d'assegurança de $ 2,000 el 2018, reclamaría la deducció el 2018. Ara, imagineu que teniu un contracte d'assegurança de diversos anys a un preu de 2.000 $ per any. Si volgués, podria pagar les primes 2018 i 2019 alhora i deduir el pagament de 4.000 dòlars el 2018. Això pot ser avantatjós en funció de la seva situació fiscal. Malauradament, el lloguer prepagat és una excepció a la deducció quan paga la regla. Si pagueu 50.000 dòlars al juny per un període de lloguer d'anys, només es podria deduir set mesos d'aquesta renda el 31 de desembre.
Exemples de despeses de lloguer
Una característica important de l'arrendament comercial és que el lloguer rarament es manté constant durant el termini d'arrendament. La majoria de les empreses signen contractes d'arrendament amb un termini de cinc o deu anys, amb una provisió que augmentarà anualment la renda, ja sigui com a percentatge fix o en línia amb la inflació. En lloc de comptar amb els pagaments de lloguer fluctuant, és habitual que es mostrin les despeses de lloguer d'una empresa com a quantitat constant de mes a mes. Això es coneix com el mètode lineal de comptabilitat.
Per exemple, suposem que l'empresa XYZ signa un arrendament d'un any per començar el dia 1 de gener. El lloguer és de 2.000 dòlars al mes durant els primers sis mesos. Després d'això, el lloguer és de 2.500 dòlars al mes. Mitjançant el mètode de línia recta, XYZ farà la mitjana del pagament de la renda per tot el termini d'arrendament. En aquest exemple, el lloguer és de sis mesos a $ 2,000 i sis mesos a $ 2,500 o $ 27,000 totals. Dividiu aquest import en el termini d'arrendament de 12 mesos i obteniu un pagament mitjà de 2.250 dòlars al mes. L'empresa registra aquesta despesa de lloguer en el compte de resultats mensual.
Per descomptat, les xifres de despeses de lloguer no coincideixen amb la realitat. Durant els primers sis mesos, XYZ paga $ 250 menys que la despesa de lloguer registrada cada mes. En el segon semestre, paga $ 250 més. Per conciliar aquestes diferències, l'empresa necessita utilitzar un compte de despeses de lloguer diferit.
Simplement, XYZ Company afegirà 250 dòlars mensuals al compte de despeses de lloguer diferit de gener a juny, dedueixi 250 dòlars del compte de despeses de lloguer diferit de juliol a desembre. Al desembre, el compte mostrarà un saldo de zero. Mitjançant el compte de despeses de lloguer diferides, XYZ Company registra les despeses de lloguer d'acord amb les regles de línia recta, mentre que la captura de l'efectiu real de lloguer es paga en el compte de resultats.
Comptabilitat de lloguer prepagat
El lloguer prepagament es mostra com un actiu corrent en el balanç de l'empresa. Cada vegada que l'empresa paga el lloguer per endavant, ha de carregar el compte de l'actiu corrent per l'import del pagament anticipat de la renda, i després escriure una entrada de crèdit simultània al compte de caixa. Per tant, si XYZ Company pagués per complet la renda anual de $ 27,000, es cobrarían els actius prepagats actuals per $ 27,000 i es pagarien crèdits per $ 27,000.
XYZ Company ha de fer una entrada d'ajust a compte per la part del lloguer prepagat que utilitza cada mes. Ho fa mitjançant la transferència de la despesa prepagament al compte de resultats del període durant el qual l'empresa utilitza el lloguer. Així, en algun moment durant cada mes del contracte d'arrendament de 12 mesos, reconeixeria (debitar) una despesa de lloguer de 2.250 dòlars i esborrar (crèdit) l'actiu prepagat per aquesta mateixa quantitat. Això finalment cobra el pagament anticipat a la despesa.
En resum, quan es tracta de prepagaments de lloguer, emmagatzemi el lloguer prepagat com a actiu del balanç fins al mes en què es consumeix el lloguer. A continuació, el cobraràs a costa. Si us oblideu de traslladar el pagament per avançat al compte de despeses de lloguer del mes en què es relaciona el lloguer, els vostres estats financers rebran una notificació excessiva de l'actiu i n'informaran la despesa. És fonamental fer un seguiment de la secció de lloguer prepagat del compte d'actius actuals i actualitzar la llista abans de tancar els llibres al final de cada mes.
