L'èxit o fracàs d'una organització sovint depèn de la seva capacitat per comunicar-se amb els seus membres, segons el Departament de Comunicacions de la Universitat Estatal de Califòrnia. Les noves tecnologies, barrejades amb públics culturalment diversos, han augmentat la importància de les comunicacions organitzatives, però també han fet que el camp sigui més complex. Comprendre algunes de les barreres comunes pot millorar la capacitat d'una organització de comunicar-se.
Estructura defectuosa
Els públics necessiten estructura per entendre un missatge i moltes comunicacions estan condemnades perquè no tenen l'organització adequada, segons Lee Hopkins, que ha escrit més de 130 articles sobre comunicació empresarial. L'estructura és crítica, perquè sense una introducció, el cos i el tancament, el públic tindrà un temps difícil de conservar, recordar i processar la informació. Aquestes regles s'apliquen a qualsevol comunicació, que abasta des de correus electrònics fins a presentacions públiques, fins a audiències de qualsevol mida.
Suposicions
Dues suposicions de comunicació comuna delimiten el desastre per a l'èxit d'una comunicació organitzativa. Es presumeix que tots els membres de l'organització tenen la mateixa base de coneixement que el remitent del missatge. L'altre està pensant que la informació es difondrà de manera precisa i eficaç per si mateixa després de rebre'n un o dos membres. La Biblioteca de Gestió Lliure, una guia en línia d'articles de lideratge, recomana que la gestió sigui proactiva, pensativa i estratègica per comunicar-se amb els seus membres. Les recomanacions específiques de The Free Management Library inclouen reunions regulars entre empleats i líders, així com entre diferents departaments. Altres consells inclouen donar als empleats còpies escrites de descripcions de llocs de treball, manuals d'empleats i altres materials crítics de l'empresa.
Sobredependència tecnològica
Una gran dependència de les noves tecnologies com ara missatges de text, Twitter o altres llocs web de xarxes socials pot significar que no tots els membres de l'organització rebin el missatge literalment. Per exemple, un bloc snazzy no serà tan útil per als membres que han de completar una tasca sense accés a Internet. Jim Shaffer, autor de "The Leadership Solution", recomana als responsables de les comunicacions organitzatives revisar els seus plans per assegurar-se que utilitzen mètodes que proporcionen informació que necessiten els clients i empleats, en comptes de basar-se en formats de moda o atractius.
Massa informació
Un altre error comú és creure que l'addició de detall després de detall a una comunicació el farà més persuasiu quan, de fet, massa informació pot fer que la gent s'apagui. La simplicitat és fonamental per crear comunicacions organitzatives que queden amb un públic. No importa el molt que estimi un producte, entengueu una idea o tingueu experiència amb una indústria, s'adhereixen a dos o tres punts principals, en comptes de parlar o escriure sobre tot el que sàpigues, per obtenir el vostre missatge.
Oblidant-se de Nonverbals
Els responsables de les comunicacions organitzatives han de tenir en compte els senyals no verbals que poden millorar un missatge preparat o distorsionar o distorsionar completament el seu significat. A la cultura occidental, el contacte visual, la postura adequada i la roba adequada a la situació mostren que el remitent del missatge està interessat, respectuós, sincer i creïble, segons mindtools.com.
