Per diversos motius, és possible que alguns empleats no vulguin omplir fulls de temps. Poden veure-ho com tediós i llarg, o en el cas dels treballadors assalariats o exempts, podrien considerar-ho innecessari. La legislació laboral federal requereix que seguiu el temps dels empleats no exempts; això representa la majoria dels treballadors per hora. Sempre que mantingueu registres precisos, podeu utilitzar qualsevol sistema de cronometrador que vulgueu. Hi ha algunes coses que podeu fer per garantir el compliment i per fer que els treballadors reticents incloguin correctament els fulls de temps.
Establir un sistema de cronometratge fàcil d'usar en funció de la mida de la vostra nòmina. Per exemple, si teniu menys de 10 empleats, podeu comprar fulls de temps estàndard des d'un subministrament d'oficines i fer que els empleats els completin setmanalment. Per augmentar la precisió, podeu comprar un rellotge estàndard de punxonat i targetes de temps en blanc. Si la vostra nòmina és considerable, consideri un sistema automatitzat que requereixi que els empleats realitzin el rellotge mitjançant targetes de desplaçament o impressió de dit o palma.
Incorporar els procediments de cronologia en el manual del vostre empleat. Això inclou quan es fan els fulls de temps i als quals s'han de presentar. Indiqueu clarament les conseqüències de la violació de determinades regles de full de temps, com ara la finalització per falsificar fulls de temps. Doneu a tots els empleats una còpia del manual.
Creeu un calendari de nòmina i distribuïu-lo a tots els empleats. Això és pràctic quan canvien els pagaments, com durant les setmanes de vacances. El calendari mostra les dates d'inici i finalització del període de pagament, dates de presentació de fulls de temps i dates de pagament corresponents durant tot l'any.
Designeu els directors i supervisors per formar nous i actuals empleats sobre com omplir fulls de temps. Si teniu un sistema automatitzat, si cal, pregunteu al proveïdor que enviï a algú per formar gerents i supervisors que al seu torn haurien de formar els seus empleats.
Simplifiqueu el càlcul del full de temps obligant els empleats a arrodonir cap amunt i avall al quart de hora més proper. Al voltant del temps d'1 a 7 minuts i temps d'entre 8 i 14 minuts. Per exemple, si un empleat arriba a treballar a les 8:11 a.m., es posa a les 8:15 a.m. en el full de temps. Si retrata a les 5:21 p.m., escriu a les 5:15 a.m. En molts casos, els sistemes automatitzats de cronometratge realitzen l'arrodoniment.
Restringiu les entrades de cronòmetre només al que compta. Per exemple, limiteu les entrades a hores regulars, hores extraordinàries, vacances, malalts i hores personals i pauses pagades. Sol·liciti que els treballadors fixos assalariats omplin fulls de temps només, si cal.
Expliqueu als empleats què hi té. Per exemple, assegureu-vos que la correcta finalització acelera el processament de la nòmina, garanteix els xecs de pagament oportuns, accelera el cicle de facturació i augmenta el flux d'efectiu. Cal que els administradors o supervisors comuniquin els beneficis als seus subordinats.
Fomenta una política de porta oberta perquè els empleats puguin apropar-se als seus superiors quan tinguin problemes de fulls de temps.
Abstenir d'utilitzar un sistema de penalització per aconseguir que els empleats ompli el full de temps adequadament. Per exemple, retenir els xecs de pagament fins que els empleats enviïn el seu full de temps podria estar prohibit per la llei estatal i podria crear un entorn de desconfiança entre els directius i els empleats.
Consells
-
Abans d'implementar polítiques de cronometratge, consulteu amb el departament de treball estatal les normes aplicables. Per exemple, l'estat podria tenir regulacions específiques per redondeig, manteniment de registres i l'ús de rellotges biomètrics.
