Transició de l'ús de paper i llapis o una varietat de programes informàtics independents a un sistema d'informació integrat és un senyal segur del creixement de les petites empreses. A diferència d'un sistema manual deslligat, un sistema basat en la tecnologia controla tots els aspectes d'emmagatzemar, processar, distribuir i comunicar informació comercial des d'una ubicació central. Encara que els objectius primordials solen centrar-se en beneficis intangibles, com obtenir un avantatge competitiu o augmentar la satisfacció del client, moltes empreses també gaudeixen de beneficis tangibles com l'estalvi de costos, el control millorat i menys errors d'entrada de dades.
Definició tangible
El que vostè inclou en una llista de beneficis tangibles depèn de si classifica aquests beneficis mitjançant una definició estreta o àmplia. Si la vostra empresa utilitza una definició estreta, els beneficis tangibles són només aquells que es poden quantificar i mesurar en termes monetaris. Això inclou tant reduccions de costos immediates com estalvis de costos a llarg termini. Una definició àmplia també inclou avantatges quasi tangibles que no es poden quantificar en termes monetaris, sinó que es pot veure, tocar o sentir directament.
Beneficis d'estalvi de costos
Encara que sovint trigui temps a començar a adonar-se de beneficis d'estalvi de costos i les despeses no es reduiran durant la nit, amb el temps els beneficis financers es tornen més evidents. A més, aquests beneficis solen tenir lloc en una seqüència. Per exemple, un sistema d'informació augmenta la productivitat, que pot conduir a reduccions de la força laboral, que disminueix els costos operatius. També pot millorar l'eficiència d'ordenar l'inventari, que sovint redueixen el temps de lliurament i els resultats en els requisits i els costos d'explotació d'inventaris disminuïts.
Millor control intern
Una sèrie de beneficis tangibles funcionen per millorar els controls interns preventius i detectius. Per exemple, un sistema d'emmagatzematge d'informació centralitzat permet controls de accés millorats. Un informe més ràpid, que sovint es tradueix en comentaris en temps real, augmenta la rendició de comptes i redueix les possibilitats d'abús d'actius empresarials, fraus o robatoris interns. A més, el seguiment automàtic no només facilita la cerca de documents històrics i històrics, sinó que també us permetrà construir i revisar rutes d'auditoria completes per a la majoria de qualsevol transacció.
Augment dels ingressos
Un sistema d'informació pot millorar el temps de resposta i augmentar els ingressos per vendes. Els beneficis tangibles, com ara la millora de la disponibilitat de dades i la disminució de colls d'ampolla d'informació en la part de gestió d'inventari d'un sistema d'informació, poden ajudar a augmentar les vendes reduint els estalvis i les comandes posteriors. En la part de gestió de la relació client-client, l'accés més fàcil a la informació d'un client pot significar la diferència entre fer i no fer una venda. També permet a les persones de vendes i atenció al client controlar l'historial de comandes d'un client i programar trucades de vendes oportunes.
