Algunes empreses poden operar amb èxit en forma exclusiva d'efectiu, però aquest model és bastant difícil de sostenir una vegada que passeu l'etapa mamà i pop. És especialment difícil si veniu a altres empreses que sovint no esperen pagar per avançat per les seves compres. En lloc d'això, crearà una factura per al vostre producte, que el client pagarà més endavant. Durant el temps transcorregut entre la factura emesa i el client que la paga, es descriu com una factura oberta a efectes comptables.
Definició de la factura del venedor
Una factura és, fonamentalment, un acord entre el proveïdor i el client.El venedor es compromet a proporcionar el producte o servei amb antelació i el client es compromet a pagar el producte o servei d'acord amb els termes de la factura. Aquests termes inclouen una data especificada quan es paga el pagament, i la majoria de les factures inclouen una multa per pagaments vençuts. Alguns proveïdors ofereixen una pastanaga així com el bastó, oferint un descompte similar per al pagament avançat. De qualsevol manera, el proveïdor està essencialment l'extensió de crèdit al client i espera rebre el pagament, almenys la major part del temps, en forma oportuna.
Comptes a pagar, comptes a cobrar
Tant el client com el venedor han de tenir en compte una factura oberta en el seu balanç. Per al proveïdor, és un actiu corrent. És diners que es pot explicar raonablement per pagar els passius futurs, com ara pagaments d'arrendaments o factures per a matèries primeres. Per al client, és una responsabilitat actual. Es mostrarà al vostre balanç davant dels vostres actius actuals, que inclouen les vostres reserves d'efectiu i el flux de caixa actual, així com els vostres propis comptes a cobrar. En qualsevol cas, es manté en aquesta ubicació fins que la factura està tancada.
Definició de la factura tancada
Una factura continua oberta fins que el client fa, i el proveïdor rep, el pagament íntegre. Al final del client, el pagament es publica com a crèdit al compte de pagament de comptes, cita idealment el número de la factura i potser identificar el proveïdor. Això proporciona un seguiment d'auditoria en cas que hi hagi un problema amb la factura o el seu pagament. Al venedor, el pagament es registra com a memòria de crèdit en el llibre de comptes a cobrar, identificat pel número de la factura i, idealment, el número de xec de clients. En qualsevol cas, amb el pagament íntegre que coincideixi amb l'import correcte de la factura: restant qualsevol descompte adequat o afegint un càrrec d'interès adequat, la factura ara es pot tancar.
Pagaments parcials Complicar coses
És relativament senzill fer un seguiment d'una factura oberta i canviar-la a un tancat si es completa amb un sol pagament. És una mica més complicat si realitza o rep pagaments parcials a la mateixa factura durant un període de temps. El procés bàsic de publicar al llibre de comptes a pagar si sou el client o el llibre de comptes per cobrar si sou el proveïdor, segueix sent el mateix. La dificultat consisteix a assegurar-se que el total acumulat dels pagaments és correcte, una vegada que hàgiu calculat les penes d'interessos i que se us assignen a la factura correcta. Alguns serveis de tercers i productes de programari, com l'anomenat OpenInvoice.com, automatitzen i racionalitzen aquest procés.
L'opció de descomptes de la factura
No és estrany que les empreses amb moltes factures obertes experimentin problemes transitoris de flux d'efectiu mentre s'espera que es paguin aquestes factures. En aquestes situacions, algunes empreses recorren a l'opció coneguda com a descompte de la factura. Un tercer avança diners al proveïdor contra una factura pendent a canvi d'un percentatge una vegada que es recull la factura. La responsabilitat per cobrar el pagament es manté amb el proveïdor. Aquesta pot ser una eina útil en un moment de necessitat, però es genera en els vostres marges, de manera que voldreu curar acuradament les vostres necessitats a curt termini contra la vostra rendibilitat a llarg termini.
