La funció de control de documents té la responsabilitat de gestionar el flux de documents i l'emmagatzematge en una organització a través de diverses funcions i processos. Aquests inclouen el manteniment de fitxers i l'ús de procediments de distribució i revisió adequats tal i com es descriu a Siliconfareast.com.
Sistema de biblioteques
La funció de control de documents té el paper de mantenir adequadament els procediments interns de la biblioteca de manera que es produeixi un accés personal adequat però el lloc de la documentació oficial segueix sent conegut en tot moment.
Emmagatzematge / Presentació
Una altra activitat clau de la funció de control de documents és la d'emmagatzematge i presentació de documents per garantir l'accessibilitat adequada de tots els fitxers necessaris.
Revisions
La funció de control de documents també té la responsabilitat de garantir que la documentació oficialment aprovada només es revisi en el context dels processos i aprovacions adequats. Això pot implicar un sistema de sol·licituds de canvi de document (o projecte) que requereixin signatures designades abans que un document prèviament aprovat pugui fer canvis addicionals.
Flux de treball
El personal de control de documents també realitza activitats amb l'objectiu de garantir un flux de treball eficaç, com assignar documents al personal administratiu o secretari apropiat per a activitats com el processament de textos o l'escaneig.
Seguiment
La funció de control de documents també fa un seguiment de la producció de documents a temps mitjançant el procés de flux de treball, tal com mitjançant l'ús de llistes d'edat que indiquen que els documents han passat massa temps al procés de flux de treball.
