El control del document s'utilitza per augmentar l'eficiència d'una organització en particular mitjançant el control de les versions d'un determinat document que es publica. D'aquesta manera, els empleats tenen totes les versions adequades d'un document concret. Les normes ISO són un conjunt de normes internacionals que ajuden a estandaritzar processos a les empreses i també ajudar a les empreses a mantenir registres adequats, segons Intelex. Les empreses han d'entendre quines normes s'apliquen al seu negoci particular i utilitzar mesures de control de documents per garantir que es compleixin aquests estàndards.
Minimització de documents
El control del document sovint busca reduir o eliminar documents en paper perquè els documents tinguin menys impacte sobre el medi ambient i redueixin els costos de l'empresa, segons Intelex.
Fàcil d'accedir
La facilitat d'accés també és un aspecte important quan es tracta del control de documents. Les empreses tindran un temps més fàcil mantenir la informació actualitzada si poden, per exemple, accedir fàcilment a aquesta informació des d'Internet.
Categorització
Els documents s'han d'organitzar en categories lògiques. En fer-ho, es poden trobar els documents adequats per a una determinada situació. Aquests documents sovint s'organitzen en categories com ara política, procediment, instrucció de treball i formularis i registres, d'acord amb 9000 World. L'ISO requereix que els documents rellevants estiguin disponibles quan sigui necessari.
Expertise
Els documents s'han de revisar extensivament abans que finalitzin. En molts casos, aquests documents haurien de ser revisats per més d'un individu, tant per motius de supervisió com per assegurar-se que els errors no es fan tenint un parell d'ulls extra per detectar els errors, d'acord amb 9000 World. El cicle de revisió hauria d'incloure els treballadors implicats en els documents i directors particulars que els supervisen, ja que tindran més coneixements i podran comprendre errors. ISO requereix que els documents s'aprovin per a la seva adequació abans de l'emissió.
Estat de revisió
Les normes ISO requereixen que els documents es revisin i actualitzin quan sigui necessari. Les condicions d'una empresa en particular inevitablement canviaran, i les actualitzacions s'han d'afegir als documents quan siguin lògiques. L'estat de la revisió s'ha de col·locar al document, segons 9000 World. Aquests estats inclouen esborrany, revisió i aprovació. Els documents obsolets que mantingui la companyia per qualsevol motiu han de ser identificats com obsolets.
Legibilitat
Els documents sempre han de ser llegibles i accessibles per aquells que els necessiten, d'acord amb 9000 World. ISO requereix que els documents s'actualitzin quan rebin desgast o dany.
Distribució
No només s'han de controlar els documents originaris d'una empresa, sinó que també s'han de controlar els documents originals del país, segons 9000 World. Molts documents, com ara documents d'usuari per a productes i maquinària propietat de l'empresa, han d'estar clarament marcats i distribuïts als individus adequats de l'empresa.
