Una política de nòmines descriu el procés de nòmina quant a l'administració de salaris, cronometratge, horaris de nòmines i mètodes de pagament. Els procediments documentats garanteixen un procés d'aprovació definit i definit, activitats de nòmina eficients, disponibilitat de formularis i controls adequats. Una organització amb una política i procediments de nòmina establerts pot assegurar als empleats un pagament precís i oportú dels salaris i els salaris.
Importància
La nòmina és una de les despeses més grans de qualsevol organització. Una política de nòmines estableix controls i equilibris interns per controlar i protegir aquesta despesa. Redueix la incidència d'errors i possibilitat de frau. En les grans empreses, el procés de nòmina implica una gran quantitat de temps i recursos. Els procediments de nòmina generen eficiències en termes de recopilació de temps, processament de documents, entrada de dades, pagament i manteniment de registres. En incorporar l'automatització i els avenços en tecnologia de sistemes, els procediments poden ser rendibles i estalviar diners de l'empresa.
Propòsit
Una política de nòmines garanteix que els empleats sempre rebran el pagament correcte en el moment adequat. Assegura que l'empresa s'adhereix a les lleis federals, estatals i locals, especialment aquelles que fan referència a impostos, Medicare, Seguretat Social i normes laborals justes. El compliment de la legislació ajudarà a l'empresa a no pagar sancions. Els procediments de nòmina també donen suport a la implementació d'estructures i sistemes de compensació establerts, pressupostos de departament i acords de negociació col·lectiva.
Característiques
Una política de nòmines defineix les responsabilitats i responsabilitats del personal i els administradors de nòmines. Atès que la nòmina implica informació confidencial, la política ha d'especificar els nivells d'accés i seguretat. També identifica la formació requerida per diferents grups d'empleats. Els procediments de la nòmina detallen el procés des del moment en què es contracta l'empleat. Inclouen activitats de nòmines i formularis necessaris per processar nous contractes, canvis d'ocupació, actualitzacions d'informació, pagaments especials, deduccions, informes de temps i terminació.
Consideracions
Per minimitzar el risc de frau, la política de nòmina ha d'incloure controls interns. Una forma de control és la separació dels deures. Per exemple, si hi ha dos empleats implicats en el processament de la nòmina, es prepararia documents de nòmina i l'altre autoritzaria i aprovés. Una autoritat d'aprovació ha de revisar tots els pagaments i deixar la informació. Un altre grup o departament com la comptabilitat pot realitzar comprovacions sobre les transaccions de nòmina. Els procediments de nòmina també han de protegir la confidencialitat de la informació de la nòmina, garantint que només les persones autoritzades tinguin accés.
Responsabilitats
El departament de nòmines és responsable de gestionar el flux de treball de la nòmina per assegurar un processament de la nòmina eficient i oportuna. Estableix calendaris de nòmines i terminis per a la presentació de documents de nòmines. El personal de nòmina assigna i controla l'accés a la informació del sistema de nòmines. Introdueixen informació del sistema i realitzen canvis segons sigui necessari. Els administradors han d'assegurar-se que els documents de nòmina requerits es completin i reenviïn dins de les línies de temps establertes. Els empleats són responsables de revisar els pagaments i deduccions, i assessorar al departament de nòmines de qualsevol discrepància. També han de mantenir actualitzada la seva informació.
