El nivell d'eficàcia i responsabilitat que manté una oficina mèdica és una indicació directa del seu èxit en l'atenció al pacient i en la gestió de la salut. Tant si es tracta d'una oficina nova com d'una ja existent, una revisió de polítiques i procediments hauria de ser una ocurrència habitual. Si bé alguns components poden variar segons el tipus de pràctica o especialitat, hi ha elements bàsics que cada oficina ha d'abordar.
Afecta l'atenció directa del pacient
La seguretat del personal i del personal hauria de ser la principal preocupació. És imperatiu que existeixin polítiques entorn de la neteja de les sales d'examen; procediments d'esterilitat, com ara instruments sanitaris i rentat de mans; disponibilitat d'equips de protecció per al personal, com botins, guants de plàstic, màscares i vestits per evitar la propagació de malalties infeccioses; i el manteniment i processament de medicaments al lloc. L'Administració Federal de Seguretat i Salut Ocupacional és un recurs expansiu sobre les directrius per a la salut i la seguretat, i el seu lloc web conté orientacions sobre quines mesures de seguretat ha d'implementar per a la vostra oficina mèdica.
Afectació a la informació del pacient
Per llei, els metges han de mantenir la confidencialitat de la informació del pacient. La llei de portabilitat i responsabilitat de l'assegurança mèdica, coneguda com HIPAA, protegeix la privadesa i la confidencialitat de la informació dels pacients. Si la vostra oficina no ha estat formada respecte a les polítiques HIPAA, consulteu el Departament de Salut i Serveis Humans dels EUA per obtenir informació sobre com implementar polítiques HIPAA a la vostra oficina. A més de parlar sobre la privadesa, hauria d'existir una política que reguli la gestió de fitxers per garantir que tota la informació es mantingui en àrees segures de la pràctica.
Afectació a facturació i altres assumptes comercials
Una oficina mèdica és un negoci. Tant si es tracta de visites hospitalàries o ambulatoris, hi ha càrrecs i factures associats amb ells. Cada oficina ha de tenir una política per als pacients que comuniqui com funciona el procés de facturació; la relació entre el proveïdor i l'assegurança d'un pacient; i la responsabilitat del pacient pel pagament en el moment del servei, així com qualsevol remei disponible per discrepàncies en qüestions de facturació. El personal ha d'estar entrenat en processos de processament de la facturació, contactar a les companyies d'assegurances per obtenir la informació necessària, treballar amb la codificació mèdica o el personal de facturació en qüestions de facturació i tancar qualsevol facturació o compte residual. El desenvolupament i la implementació d'un programa de gestió de comptes per a la vostra oficina reduirà la quantitat d'ingressos no reclamats i us permetrà mantenir una bona relació amb els pacients quan sorgeixin problemes.
