Per administrar eficaçment una oficina fronterera mèdica, s'ha de desenvolupar i implementar una pràctica petita o clínica àmplia, procediments complets i complets que responguin a les tasques i les responsabilitats necessàries. Els procediments d'oficina han de destacar els deures dels diferents empleats, com ara descriure què han de fer els recepcionistes quan l'oficina s'obre i es tanca. Heu d'entendre com funciona l'oficina mèdica per adaptar els procediments de forma adequada.
Fonaments
Els procediments d'oficina haurien de transmetre com interactuar amb els clients. Els temes rellevants inclouen salutacions estàndard del client (p. Ex., En persona i per telèfon), la gestió de clients descontents o enfadats, la confidencialitat del client (p. Ex., Normativa HIPAA), així com la configuració i notificació de cites. Es requereixen habilitats de servei al client fortes per a la majoria dels empleats d'oficines mèdiques. Per tant, els procediments han de distingir "bé" del servei d'atenció al client "inadequat". Es necessiten procediments estàndard en cas d'emergència o desastre natural, com ara un incendi o una inundació. Creeu un manual d'empleats separat per debatre polítiques sobre codi de vestimenta, assistència, assetjament sexual, nòmina, vacances i beneficis.
Registres
Una oficina mèdica d'èxit gestiona els seus registres de pacients amb eficiència. Els procediments de còpia de seguretat han de ser obligatoris per a les oficines sense paper (p. Ex., Amb informació del pacient emmagatzemada en línia o en un programa informàtic). El manual de l'oficina principal ha d'explicar com crear, actualitzar i emmagatzemar registres de clients. El manual també hauria d'incloure procediments sobre com fer inactius els registres, com quan es mouen els pacients. Un altre aspecte important inclou calendaris de metges. Per exemple, mitjançant la programació de dos pacients cada hora, un metge pot tenir entre 20 i 30 minuts de temps lliure. Els procediments haurien d'explicar com programar un nombre adequat de pacients cada hora i diàriament. Els procediments també poden representar una forma estàndard d'assignar salons d'examen.
Facturació
Els procediments d'oficina mèdica frontal han de detallar com cobrar els pagaments dels pacients. Si un pacient utilitza l'assegurança, els procediments haurien d'explicar quina informació es necessita per verificar l'assegurança i cobrar un copagament, si cal. Els procediments haurien d'explicar si s'ha d'obtenir el pagament abans o després de la visita quan un pacient es paga de la seva butxaca. A més, descrigui els passos necessaris per obtenir el reemborsament oportú de reclamacions d'assegurança. Per exemple, expliqui qui codificarà o identificarà els procediments mèdics dels registres de pacients, així com de la facturació. Els procediments han d'especificar com gestionar comptes vençuts passats, com els que romanen pendents durant 6 mesos o 1 any.
