Els documents de política i procediments d'una empresa són un factor clau per mantenir l'eficiència, la coherència i la comunicació clara. Algunes empreses opten per crear documents individuals per a diferents procediments, mentre que altres recullen totes les polítiques i procediments en un sol manual que presenten a cada empleat. Les polítiques i procediments ben documentats proporcionen beneficis als empleats, als clients ia l'empresa.
Estableix les expectatives
Les polítiques de l'empresa sovint estableixen expectatives de comportament dels empleats sobre temes com ara assistència, puntualitat, codi de vestimenta, normes de seguretat i molt més. Els documents de política i procediments sovint exposen la responsabilitat de l'empresa als seus empleats, incloent la contractació d'oportunitats iguals, vacances i temps de malaltia, permisos familiars, etc. Els contactes d'ocupació i cartes d'oferta poden fer referència al manual de polítiques i procediments de la companyia (o manual d'empleat) i afirmen que l'empleat es compromet a complir les normes establertes al manual. Algunes empreses requereixen que nous empleats signin un formulari que indiqui que han rebut el manual.
Fomentar l'eficiència
La forma més eficient d'assolir un objectiu és la base definitiva dels processos de l'empresa. Pot ser que aquesta no sigui la forma més fàcil o ràpida, però és la forma menys intensiva de treballar per assolir l'objectiu sense sacrificar la qualitat, incórrer en risc o ignorar qualsevol requisit normatiu. En teoria, si cada empleat segueix el procediment establert per a cada tasca, cada vegada, l'empresa complirà tots els objectius de la manera més eficient possible. En realitat, el procediment preferit no pot ser possible cada vegada, de manera que molts processos inclouen una política específica sobre com manejar aquesta situació. Això podria incloure l'aprovació d'un nivell superior o simplement documentació addicional.
Fomenta la coherència
La coherència en general genera eficiència. Quan la gent fa les coses de la mateixa manera cada vegada, eventualment es pot completar el procés en un període de temps més curt, el que significa que poden fer més treball en la mateixa quantitat de temps. La coherència també genera confiança. Els mètodes coherents asseguren als clients que l'empresa s'encarregarà dels seus comptes amb la mateixa cura i precisió durant cada interacció. La coherència ajuda tant als empleats com als clients a saber què esperar quan s'enfronten a una situació determinada.
Estigues legal
Les lleis, els òrgans reguladors o les companyies d'assegurances requereixen que les empreses documentin i distribueixin alguns processos i procediments. Per exemple, la majoria dels estats exigeixen que les empreses tinguin un procés conjunt per gestionar les reclamacions de compensació dels treballadors i assegurar-se que tots els empleats saben com funciona el procés. Les companyies d'assegurances i els organismes reguladors com OSHA exigeixen que les empreses detallin les polítiques de seguretat, especialment en un entorn de fabricació. La inclusió d'aquesta informació en un procés i document de procediment permet a l'empresa complir amb els requisits de distribució.
Comunicar-se eficaçment
Una empresa pot tenir molts empleats, ubicacions múltiples i / o empleats que treballen diferents torns. Els empleats abandonaran la companyia i els nous empleats s'incorporaran a l'empresa. La manera més senzilla de comunicar les expectatives i processos a tots els empleats sense perdre a ningú, deixar informació o ser inconsistent és escriure i distribuir un document de política i procediment formal. Assegurar-se que tothom té accés a la mateixa informació també ajuda a protegir a l'empresa contra els vestits de rescissió il·lícits sense fonament.
