No confieu en trucades telefòniques per obtenir els resultats que necessiteu. Quan parleu al telèfon amb el servei d'atenció al client, companyies d'assegurances, empreses o qualsevol altra persona sobre un tema important, heu de seguir una carta de confirmació per crear un registre escrit per a ús futur.
Articles que necessiteu
-
processador de textos
-
paper
-
Sobre
-
segell
Una carta de confirmació és una forma de fer un registre escrit d'una conversa telefònica que es pot utilitzar en un moment posterior per demostrar el que es va discutir. La carta de confirmació compleix tres coses: 1) ajuda a les parts a fer un seguiment de les responsabilitats; 2) indica al destinatari que la conversa no serà oblidada; i 3) es pot utilitzar com a prova en els procediments judicials per demostrar la vostra versió d'esdeveniments.
Planifiqueu la vostra carta abans de la vostra conversa telefònica fent una llista de verificació de les coses que cal debatre. Per cada tema de discussió, determineu qui és responsable i quan es farà l'element. Si hi ha contingències, identifiqueu-les.
Després de la conversa telefònica, comenceu a escriure la vostra carta. Inclou una data, el destinatari i una línia de tema. Escriviu la lletra clarament i sucinta. La lletra ha de ser feta i precisa. Deixeu anar comentaris, especulacions i emocions. Com a regla general, no utilitzeu punts d'exclamació. No intenti intimidar-se ni intimidar. Recordeu que la carta pot arribar a ser llegida a un jutge o jurat, i no volem veure's tan desagradable o irracional.
Comenceu la lletra amb "Aquesta carta és per confirmar la nostra conversa telefònica el data respecte ___"A continuació, descrigui amb exactitud el que s'ha discutit especificant qui va dir el que: assegureu-vos d'incloure tota la informació important, incloent qui és responsable de l'element d'acció, quan s'ha de completar i qualsevol contingència. informeu-me per escrit tan aviat com sigui possible si alguna cosa descrit anteriorment no és exacte. "A continuació, signi la lletra.
Assegureu-vos que feu i conserveu una còpia de la lletra signada, i envieu-la per correu. Si l'assumpte de la carta és crític i tens motius per creure que el destinatari pot negar rebre la carta, envieu-la per correu certificat. Si teniu l'adreça electrònica del destinatari, el correu electrònic està bé.
