Informeu l'escriptura amb una habilitat essencial en tots els nivells de negoci. Escriure informes clars i concisos és una habilitat clau per a una comunicació empresarial eficaç. Un informe efectiu i ben escrit pot impulsar vendes, crear equips més cohesius i que funcionin millor, racionalitzar processos i millorar les operacions financeres. Els informes poden alertar la gestió de les oportunitats per al creixement empresarial, identificar àrees on es pot realitzar una major eficiència i establir procediments empresarials coherents. Com que és essencial per al funcionament de la majoria de les empreses, l'escriptura d'informes es considera una de les formes més importants de comunicació empresarial.
Consideracions
L'escriptura de l'informe, perquè és una part important de la comunicació empresarial, ha d'estar ben planificat. Entre les consideracions importants cal esmentar el coneixement de l'audiència a qui s'estableix l'informe, els motius per escriure l'informe, el propòsit final de l'informe i el personal específic que necessitava per aportar informació que és fonamental per a la realització de l'informe. És vital determinar la quantitat de recursos empresarials que anirà a la redacció de l'informe i comparar el valor d'aquests recursos amb el retorn net esperat des de la creació de l'informe. Si es necessiten molts recursos valuosos per escriure un informe, però l'informe només produirà un petit benefici, no és un projecte eficaç. Una forma de comunicació comercial menor, com ara un memoràndum, pot ser el que es necessita.
Planificació
Una vegada que totes les consideracions han estat examinades i documentades, l'escriptor de l'informe, o el cap del projecte si diversos escriptors creen l'informe, construeix un pla. La planificació és fonamental per a una comunicació empresarial eficaç, enlloc més que en l'elaboració d'informes. Un pla complet per escriure un informe inclou el calendari per a la creació de l'informe, materials necessaris, una llista de tots els contribuents i tots els subministraments i materials necessaris, com ara obres d'art.
Producció
La producció és el principal pas en tots els projectes de comunicació empresarial. En l'escriptura d'informes, la producció pot trigar un dia o fins a diversos mesos, depenent de l'abast del projecte. És important consultar el pla periòdicament durant llargs projectes de redacció d'informes per assegurar que el projecte està en marxa per a la seva finalització puntual.
Revisió
Normalment, un informe és revisat per almenys l'escriptor abans que es lliuri als seus destinataris finals. Es necessita una bona gramàtica i estil per a totes les comunicacions comercials, de manera que la revisió ha d'incloure, com a mínim, una revisió de l'ortografia i la puntuació. Si el temps ho permet, s'ha de fer una revisió més exhaustiva del contingut. Si és possible, el corrector hauria de ser algú que estigui veient el material de nou; "ulls frescos" són aptes per detectar errors tipogràfics o problemes gramaticals que algú que ha estat molt involucrat en la creació de l'informe no pot atrapar.
Lliurament
L'enviament d'un informe pot prendre diverses formes: es pot presentar un informe com a presentació i discussió, imprès i enviat íntegrament als destinataris o dividit en diverses seccions i lliurat durant diverses setmanes a diferents destinataris. Es pot presentar una versió més curta d'un llarg informe, mentre que la versió completa es proporciona en paper. Els mètodes de lliurament es dicten per la durada de l'informe, la disponibilitat de l'escriptor per presentar les troballes, i les ubicacions geogràfiques dels destinataris.
