Les empreses tenen dos grans cicles econòmics: el cicle d'ingressos i el cicle de despesa. Els comptes de cicle complet a pagar són part del major cicle de compra i despesa. Consisteix en tota la gamma d'activitats comptables necessàries per realitzar una compra un cop feta l'ordre i el producte o servei rebut. El cicle complet de comptes a pagar comporta documents coincidents, aprovació de factures, emissió de xecs i registre de pagaments.
Consells
-
Els comptes de cicle complet a pagar poden referir-se al procés complet de recepció, verificació i pagament d'una factura o una posició laboral que implica la responsabilitat de tot el procés.
El cicle de pagament de comptes
Tres documents importants estan relacionats amb el procés de pagament de comptes: un ordre de compra, un informe de recepció i una factura de venedor.
- Quan l'empresa estigui disposada a fer una compra, un departament de compra enviarà un ordre de compra a un proveïdor. En aquest document es detalla la mercaderia sol·licitada, el preu i la quantitat. L'ordre de compra provoca que el venedor enviï els productes.
- Una vegada que l'empresa rep els productes, el departament de recepció completarà una rebent informe. Aquest informe documenta les mercaderies exactes contingudes en l'enviament. Si l'enviament conté elements danyats, l'empleat ho assenyala a l'informe.
- El proveïdor envia un factura del proveïdor sol·licitant el pagament dels béns o serveis prestats. Aquest document s'envia als comptes a pagar i desencadena el procés de pagament.
Procediments per pagar els comptes
S'estableix una empresa de comptes ben administrada procediments acuradament definits per guiar el procés de pagament dels comptes, per tal d'evitar errors i detectar-los quan ocorrin. Els mateixos procediments també poden dissuadir i detectar falsificació deliberada i proporcionar un rastre d'auditoria per al seu posterior ús en el cas que una discrepància no passi. Aquests procediments varien entre empreses i departaments, però generalment segueixen un patró similar:
- Un cop rebuda la factura del venedor, l'equip que paga el compte realitza un partit de tres vies mitjançant la comparació de la informació sobre l'ordre de compra amb els de l'informe de recepció i la factura del venedor, per garantir que la informació sigui coherent.
- Si els comptes a pagar poden verificar que les mercaderies a la factura del venedor van ser ordenades i rebudes per la companyia, la S'aprova la factura per al processament de pagaments. Això es realitza a través d'un val, signatura o segell.
- Si hi ha discrepàncies, si la quantitat rebuda no coincideix amb la quantitat ordenada i la factura, per exemple, o si el producte no està correctament ordenat, els comptes a cobrar intentaran localitzar el problema pel seguiment segons sigui necessari amb el departament de recepció, el venedor o l'usuari final que va fer la comanda.
- En les grans empreses, el pagament real és processat pel departament de tresoreria. Malgrat això, els comptes a pagar són responsables de l'emissió de pagaments en la majoria de les petites empreses. Una vegada que es factura la factura, els comptes a pagar envien la documentació acreditada juntament amb un xec a un signant de verificació de la companyia.
- Una vegada que el signant de la verificació aprova i signa, els comptes paguen els correus electrònics i el xec marca la factura com a pagament en el sistema comptable.
Comptes de cicle complet funcions pagables
Les descripcions de llocs que es paguen per compte sovint també s'anomenen "cicle complet". Això significa que els comptes a pagar són els empleats responsable de cada part del procés de pagament, a diferència d'especialitzar-se en una o més àrees específiques. Les possibles responsabilitats poden incloure la combinació de tres vies, revisar els informes de despeses per obtenir la precisió, aplicar descomptes de pagament i emetre pagaments als venedors.
Quan es publiquen aquestes posicions, el departament de RRHH o el responsable responsable del lloguer generalment tractaran de construir comptes entrevistables per pagar entrevistes que avaluïn amb precisió la familiaritat d'un sol·licitant amb tot el procés i que identifiquessin qualsevol debilitat o àrea d'inexperiència.
