Segur que tots coneixem la nostra abc i creiem que podem escriure bé, perquè segons l'alfabet, Adam arriba abans d'Ant. Però, d'on va l'empresa AWC? Després de la formiga? En el complex d'oficines en què treballo, els documents i els fitxers solen presentar-se incorrectament, cosa que dificulta trobar els documents necessaris. Amb unes senzilles regles, podreu presentar qualsevol cosa en el lloc correcte.
Mateix cognom, primer nom. Senzill, quan l'ítem que esteu presentant té el mateix cognom però un nom primer, l'ordre de registre es determina pel primer nom. Així que Adams, John vindrà abans que Adams, Sam en el seu gabinet de presentació.
Mateix cognom, mateix nom. Una mica més difícil, però hi ha altres coses a tenir en compte. Si hi ha una inicial, l'ordre es determina per la inicial, per la qual cosa Adams, John B. es col·loca abans d'Adams, John D. Si no és inicial, utilitzeu l'estat en què es troba la persona o empresa, i si això és el mateix, després utilitzeu la ciutat, seguit del nom del carrer i finalment els números del carrer. Treballar des de la zona més gran fins a l'àrea més específica en determinar l'ordre de presentació.
Inicials. Les inicials com la que s'utilitzen en un nom d'empresa es consideren com si cada lletra fos una paraula separada. Per tant, si col·loqueu un fitxer per a la companyia AWC, vindria abans d'Adam Company perquè cada lletra de la primera empresa es considera una paraula separada. "A" per si sol es presenta per ordre alfabètic abans d'una paraula més llarga.
Confusió de noms d'empreses. Com presentes la companyia Paul Smith? Sota Paul o Smith? Quan es tracta d'una empresa o noms comercials, escriviu-lo amb el nom. Així que Paul Smith es presenta sota P per a Paul i no S per a Smith.
Nombres i abreviatures. Es presenten com si estiguessin escrites. 3 Sisters Restaurant es presenta sota T per tres. L'església de Sant Josep es presenta com si sant es deia. Així doncs, el fitxer per a l'Església de Sant Josep es col·locaria abans de Sam's Diner perquè Sai arriba abans que Sam.
Consells
-
Són pràctiques de presentació estàndard. Tanmateix, una computadora no ho fa d'aquesta manera. Un ordinador llegeix literalment cada nom, de manera que Adam Company en el Pas 3 serà davant AWC Company si no hi ha espais entre les lletres. L'ordinador també posarà els números abans de les cartes i no considera que Sant a Sant Josep és realment la paraula Sant. Si esteu compilant una llista d'ordinadors i voleu que sigui coherent amb el vostre sistema de fitxers, els elements s'han d'introduir d'acord amb això, de manera que el tipus d'ordinador sigui el mateix. De manera que haureu de posar espais entre les lletres de la companyia A W C, deletrear el número 3, etc.
