Perquè la comunicació sigui eficaç, ha de contenir set elements clau. La comunicació es processa de manera verbal o escrita per part d'un públic. El públic pot consistir d'una persona o mil. Quan vulgueu comunicar un missatge de manera efectiva a algú o a un grup de persones, tant si es parla com si s'escriu, incloeu aquests elements al vostre missatge.
Estructura
El procés de comunicació ha de contenir una bona estructura. Aquest element de comunicació consisteix a crear una obertura, un cos i tancar discursos i lletres. Una obertura informa a l'audiència sobre el tema, el cos ho explica i el vincle es tanca tot.
Claredat
El segon element del procés de comunicació és la claredat. El missatge que proporciona un parlant ha de ser clar permetent que el públic entengui el tema i el seu propòsit.
Consistència
La coherència també és un element important en la comunicació. Una persona que comunica un missatge ha de garantir que no contingui inconsistències que causin confusió als oients.
Mitjà
Medium fa referència a la manera com es comunica un missatge. Els missatges es comuniquen de moltes maneres, incloent-hi mitjançant lletres, trucades telefòniques, memos, intervencions, correus de veu i emissió de televisió. L'elecció del mitjà adequat per a la comunicació és vital i s'ha de triar d'acord amb el pressupost i el propòsit. Quan trieu un mitjà, determineu la manera millor i més rendible d'obtenir el vostre missatge.
Pertinença
Un altre aspecte vital de la comunicació és la rellevància. Determineu si el missatge que esteu donant és rellevant per al públic que el rep. Si el missatge és sobre estadístiques financeres, assegureu-vos que el públic entengui les proporcions i les dades que esteu presentant.
Primacia i recurrència
L'audiència no sempre comprèn un missatge sencer, sinó que recorda només els detalls des del principi i el final d'un discurs o una conversa. Aquest concepte s'anomena "primacia i recència". En comunicar un missatge, tingueu en compte aquest element. Ofereixi els detalls més importants que voleu que el públic entengui al principi i al final del missatge.
La regla psicològica dels set més o menys dos
Segons Lee Hopkins, l'autor de la comunicació empresarial, els psicòlegs creuen que els éssers humans retenen informació en els seus cervells en clústers. A causa d'això, es va crear aquesta norma i afirma que en qualsevol moment, les persones només poden recordar entre cinc i nou elements d'informació alhora. Això es calcula començant pels set i afegint o restant dos.
