Els informes d'estat del projecte són el control de documents per a qualsevol persona que intenti gestionar un projecte, ja sigui un treball d'una sola persona o un que impliqui a centenars de persones en diverses ubicacions. L'informe sobre l'estat del projecte serveix com un resum concís del progrés d'un projecte, la data prevista de finalització i les accions que s'han dut a terme des de l'última compilació de l'estat del projecte. Ajuda els administradors a mantenir les tasques seguides i identifiquen els problemes amb la suficient antelació per generar solucions significatives.
Resum del projecte
Un informe d'estat del projecte sol començar amb una breu descripció dels elements importants del projecte. Aquest paràgraf o bloc identifica el nom del projecte, la data de l'informe, qui és responsable del projecte o del seu departament de gestió i una declaració de l'objectiu del projecte. També pot incloure informació de contacte, com ara números de telèfon o adreces de correu electrònic dels membres clau de l'equip de projecte. És poc probable que aquesta secció canviï molt durant el transcurs del projecte i sovint es copia d'un informe d'estat al següent amb només la data actualitzada.
Lliuraments
Una secció que descriu els lliuraments del projecte és clau per a un informe d'estat del projecte. Aquesta secció ha de llistar els lliuraments i donar el seu estat actual en una o dues paraules. Per exemple, un full de projecte d'inici de producte podria tenir resultats com ara publicitat impresa, festa de llançament de venedors, exhibició d'expositors i creacions de fulls de preus. Al costat de cada lliurament, el gestor del projecte ha d'escriure coses com "completes" o "ordenades" o "a la impressora". Això serveix com a resum del projecte amb les tasques més detallades que figuren a la secció de la línia de temps.
Línies de temps
La cronologia de la tasca és l'element d'un informe d'estat del projecte que sovint obté un major escrutini. Aquesta secció ha de detallar el treball que s'ha completat des de l'últim informe de l'estat del projecte, quin treball es realitzarà en el proper període i dates en què s'espera que es completin les tasques. Molts informes d'estat del projecte presenten això en una graella amb dates donades per a la finalització esperada i la realització real. Molts administradors de projectes opten per codificar el color en aquesta secció amb diferents colors que representen tasques que estan programades, abans del previst, retardades, completes o en espera.
Notes, recomanacions i explicacions
L'informe d'estat del projecte també ha d'incloure qualsevol marca vermella, canvis de sol·licituds o reptes als quals s'enfronta el projecte. Aquest és un lloc on es pot trobar una llista on es necessiten recursos addicionals o on es canviaran les dates de lliurament. Aquesta secció també pot informar de quina manera els esdeveniments inesperats han afectat el projecte, com ara problemes de programari, lliurament tardà d'un proveïdor o subministraments defectuosos. Alguns administradors de projecte separaran aquesta secció de l'informe i la mostraran en un document discret que adjunten a l'informe d'estat del projecte.
