Si vostè està en una comissió i necessita crear un informe per debatre la seva reunió, és important assegurar-se que estigui preparat per a la reunió i comprendre els conceptes bàsics sobre com escriure un informe de la comissió. Seguint diversos passos, podeu fer-vos arribar des del principi al final, i tindreu un informe complet preparat per donar a l'individu o al grup el seguiment del progrés de la vostra comissió.
Porteu una ploma i paper o un ordinador portàtil amb vostè a la reunió del comitè. Feu un registre de la data, el temps, els assistents, inclosos els títols i la durada de la reunió. Escriure els temes de l'agenda i quins poden haver estat discutits sense un temps específic. Tingueu en compte qui va acceptar i qui no estava d'acord, la raó i altra informació important que es va produir durant la reunió. Si no es va acordar un tema de comissió i la comissió va decidir posar en discussió fins a una futura reunió, assegureu-vos de prendre nota d'això i quan el comitè tornarà a reunir-se sobre el tema.
Desenvolupeu un informe de les notes que revisi la reunió amb més detall, proporcionant tota la informació en un format organitzat. És possible que vulgueu començar amb una portada que inclogui la data, l'hora, la durada de la reunió i els assistents.
Continueu escrivint el primer tema de la reunió del comitè, així com informació detallada sobre el que s'ha discutit i el que s'ha decidit, inclosa la informació sobre els vots de la comissió. Passeu per cada tema i feu el mateix. Segons el tipus de comissió i el motiu de la reunió, és possible que vulgueu incloure possibles factors de risc si no se segueix una acció o si no es determina una acció. Escriviu quan la comissió tornarà a reunir. Escriviu una llista dels que rebran l'informe al final de la llista.
Llegeix l'informe per assegurar-te que el document no té puntuació ni errors gramaticals. Consulteu l'informe de la comissió per assegurar-vos que el contingut sigui precís i torneu a consultar les vostres notes. Reviseu el document com calgui abans d'acabar un informe complet de la reunió.
Feu còpies i proporcioneu l'informe als assistents, així com al consell d'administració, altres comissions, administradors o altres, si és pertinent.
Consells
-
Si preferiu gravar la reunió a la reunió, assegureu-vos que tingueu permís de cada membre del comitè abans de gravar la reunió.
Avís
Eviteu posar informació a l'informe que s'apaga del tema per evitar l'emplenament i s'adhereix als fets. Si algú de la comissió comença a parlar sobre els seus fills, per exemple, no ho inclou, tret que es tracti d'algun treball que el comitè està fent, com ara un programa de lectura per a nens.
