La simplificació d'un procés de compra requereix la creació de passos de compra específics per minimitzar el temps entre quan una persona sol·licita un article i quan el rep. Basant-se en el vostre procés de compra actual, podeu racionalitzar el vostre sistema canviant els qui participen, concedint més autorització de compra i establint polítiques específiques de proveïdors.
Identifica les febleses
El primer pas per racionalitzar el procés de compra és identificar per què voleu fer-ho. És possible que estigueu gastant més. Els vostres empleats poden ser menys productius perquè han d'esperar l'equip que necessiten. És possible que els vostres clients no estiguin contents, ja que no podeu obtenir materials prou ràpids per fer comandes. Els vostres formularis o fins i tot la manca d'una paperassa eficient poden causar colls d'ampolla. Una vegada que sàpiga quins són els seus problemes de compra, podeu examinar el vostre procés per veure què podria estar causant el problema.
Centralizar o descentralitzar
Una manera de racionalitzar el procés de compra és centralitzar-lo amb una persona o departament. En lloc de tenir un membre del personal anar al seu gerent de departament, que després dirigeix al cap d'operacions, que després dirigeix al gestor de finances, permet als empleats enviar sol.licituds directament a un agent de contractació. Això pot reduir el temps que es necessita per aprovar les compres perquè una persona és responsable de la línia de temps.
Si ja teniu aquest tipus de procés de compra centralitzada, això pot ser el vostre problema. Això pot passar quan l'agent de compres està aclaparat amb les sol·licituds que ha d'investigar. Si aquest és el cas, consideri que els caps de departament aproven les primeres compres, que després s'envien al departament de finances. Per treure el màxim profit d'aquest tipus de sistema, creeu una data "vençuda" per a tots els vostres formularis per assegurar-vos que tots els participants coneguin quan es demana una ordre i que es responsabilitzaran.
Augmenti l'autoritat de compra
Un altre mètode per racionalitzar la compra és donar més autorització als empleats per fer compres. Això pot comportar una despesa excessiva si no estableix paràmetres específics, com els béns i serveis que un empleat en particular pot adquirir, una tapa sobre la quantitat de compres que pot fer i quins proveïdors pot utilitzar. Penseu en la possibilitat de permetre als empleats l'autoritat per realitzar compres més petites, especialment les normals que generalment s'aproven, com ara material d'oficina. Si podeu controlar l'ús de la targeta de crèdit de l'empresa per part de treballadors individuals, envieu les targetes als membres del personal amb autoritat de compra, que permeten realitzar compres a Internet, adob i morter o telèfon sense haver de sol·licitar un xec o una compra de targeta de crèdit al departament de comptabilitat. Creeu polítiques estrictes de l'empresa per a l'ús de la targeta de crèdit empresarial
Proveïdors prèviament aprovats
Si els membres del personal necessiten investigar i confirmar venedors cada vegada que realitzen una compra, creeu una llista de proveïdors autoritzats que poden utilitzar. Això us ajuda a garantir que treballeu amb els proveïdors que coneixeu i que pot crear una compra de volum que pugui portar a descomptes de proveïdors. Configureu un sistema de compra amb venedors aprovats perquè no hagueu d'executar un informe de crèdit cada vegada que un empleat faci una compra. Proporcioneu als venedors una llista d'empleats que poden fer compres o utilitzar un codi de compra d'empresa que doneu als empleats seleccionats. Una sol·licitud de formulari o plantilla de proposta que els seus empleats poden utilitzar quan necessiten obtenir ofertes múltiples en un treball racionalitzarà el procés eliminant la necessitat que els membres del personal creïn documents d'oferta.
Millori la programació de compra
Si sap per endavant que necessiteu comprar béns i subministraments específics, programeu aquestes compres durant els moments lents de la vostra empresa, amb molta antelació. Això pot ajudar a reduir les compres que es perden en un mar de paperassa, que requereix consultes a nivell de departament i sol·licituds accelerades. Feu que els administradors de departament presentin sol · licituds de compra trimestrals, incloses les dates de lliurament, i que el vostre agent de compres creï un calendari per fer compres.
