L'ús eficaç de la comunicació pot fer o trencar el vostre negoci, especialment si es troba en una posició que tracta directament amb els clients. PacificTel recomana que tracteu les converses telefòniques, ja siguin trucades personals o professionals, com si es tractés de reunions presencials per garantir que deixeu clients amb una bona impressió de vostè i de la vostra empresa.
Feu que la vostra salutació sigui amable i indiqui el vostre nom. Si sou el destinatari de la trucada, proveu de respondre al vostre telèfon amb "Hola. Això és Jane Doe ", en lloc d'un senzill" Hola ". Si heu iniciat la trucada, indiqueu l'objectiu de la vostra trucada per avançat.
Manteniu el receptor o el micròfon a la boca, parleu amb un to normal de veu i enuncieu clarament les vostres paraules. No assumeixi que la persona de l'altra banda del telèfon tingueu una línia tan clara com la vostra. Feu tot el possible per assegurar-vos que el que dieu és fàcilment comprensible.
Trieu un entorn tranquil per a la trucada. Si els companys de feina estan parlant en veu alta, per exemple, excuseu-vos a l'interlocutor i pregunteu als vostres col · legues que us permetin la privadesa de realitzar la trucada o cerqueu una ubicació diferent. Si esteu parlant en un telèfon mòbil, seieu i se centreu en la trucada. Si et mous, pots crear sons que puguin amortir les teves paraules. Si esteu en un ambient ventós, feu un pas endins per finalitzar la trucada o reprogramar-lo per un altre cop. El vent que bufa contra el micròfon pot fer una trucada molt difícil d'escoltar.
Permet que les trucades segones i posteriors vagin al correu de veu si és possible. Conserveu altres trucades, si heu de respondre-les, breument. La Universitat del sud d'Illinois recomana que primer pregunteu a l'interlocutor si podeu posar-la en espera per fer una altra trucada, i torneu-la a comprovar cada 15 o 30 segons o fins que hagueu completat l'altra trucada.
Proporcioneu missatges clars i concisos si heu de deixar un missatge de veu. Indiqueu el vostre nom, el propòsit de la trucada i si tornarà a trucar. Si sol·liciteu una devolució, deixeu el vostre número de telèfon, inclòs el codi d'àrea i repetiu el número per assegurar-vos que estigui clar.
Consells
-
No exposeu l'interlocutor als vostres sorolls personals. Eviteu xiclet o menjar mentre parla per telèfon, i sempre cobreixi el telèfon i gireu el cap si heu de tossir o esternudar.
Avís
L'Administració Nacional de Seguretat en el trànsit de les carreteres informa que gairebé un miler de persones van morir i altres 24.000 van resultar ferides el 2009 contra xocs d'automòbils que van suposar l'ús de telèfons mòbils. O bé desactiveu el telèfon mentre conduïu o utilitzeu l'opció lliure de mans i mai no envieu o llegiu missatges de text mentre conduïu.
