Un empresari obre una empresa, contracta empleats, ven productes als clients i paga les factures. Però, està guanyant beneficis? El compte bancari tindrà prou diners per pagar totes les factures? Hi ha suficients matèries primeres a l'inventari per satisfer la demanda dels productes? El propietari no ho sap perquè no té cap tipus de sistema d'informes que li digui el que està passant en el seu negoci. Aquí és on es fa un sistema d'informació de gestió.
Consells
-
Un sistema d'informació de gestió proporciona les dades per identificar àrees que no funcionen i provoca una millor productivitat i eficiència empresarial, una millor presa de decisions, una millor comunicació i millors dades i un millor coneixement de les necessitats del client.
Què és un sistema d'informació de gestió?
Els comptadors elaboren els registres dels impostos, els prestadors i els accionistes. Però aquest tipus d'informació no és especialment útil per a la gestió.
Un sistema d'informació de gestió proporciona la informació que els administradors necessiten tenir una idea de com s'estan realitzant els seus negocis. Aquests sistemes recopilen dades sobre diferents àrees d'una empresa, com ara:
- Recursos humans
- Vendes i màrqueting
- Control d'inventari
- Beneficis
- Despeses
- Deutes
- Flux de documents
- Impostos
- Balanços d'efectiu
- Comptes a cobrar
- Comptes a pagar
Quin tipus de dades ofereix un MIS?
MIS va més enllà de l'informe estàndard elaborat pels comptadors. Els propietaris han de tenir informació més específica, com ara els exemples següents:
- Quants cobraments han de venir degut?
- Quin és el benefici brut dels ginys blaus de la companyia?
- Quants dies es van perdre a causa de les malalties dels empleats?
- Quants diners té al compte bancari de l'empresa?
- Quina és la quantitat de comandes que esperen l'enviament?
- Quant es van vendre la setmana passada o el mes passat?
Aquest és el tipus d'informació que els directius volen dirigir els seus negocis. Necessiten informació que identifiqui qualsevol àrea problemàtica que requereixi atenció. Les àrees problemàtiques són aquelles on el rendiment real s'ha desviat del nivell esperat i necessita accions correctives per recuperar-les en el curs.
Els informes MIS estan ordenats perquè els administradors puguin avaluar fàcilment diversos aspectes del rendiment de l'empresa. Els administradors especifiquen les mètriques que volen veure regularment. És com mirar els instruments i els calibres del tauler d'un cotxe, però aquests mides de MIS estan alineats a la part frontal de l'escriptori.
Quins són els avantatges d'un MIS?
No tenir un MIS eficaç i funcional deixa que els administradors endevinin a la foscor. Els empleats estan ocupats durant els seus dies de treball sense cap mena de sentit ni propòsit. Un sistema d'informació de gestió proporciona les dades per identificar àrees que no funcionen i provoca els següents beneficis:
Ajuda a aconseguir un major nivell d'eficiència: Els administradors tenen la informació necessària per identificar les fortaleses i debilitats d'una empresa.
Millora la qualitat de les decisions: La millor disponibilitat d'informació redueix la incertesa i permet als administradors prendre decisions més racionals basades en dades fiables.
Promou millors comunicacions entre departaments en un lloc de treball: Quan els directors, caps de departament i empleats comparteixen la mateixa informació, hi ha una millor comunicació entre ells per identificar àrees problemàtiques i trobar solucions mútuament agradables.
Proporciona una plataforma per explorar diferents escenaris per a diverses alternatives i entorns econòmics: La Direcció pot explorar diverses alternatives per veure els possibles resultats abans de prendre decisions i compromisos.
Millora la productivitat dels empleats: Els empleats són més productius perquè no necessiten passar temps acumulant les dades que la direcció vol. Un MIS ben dissenyat recopilarà totes les dades sense més ingressos dels empleats.
Reforça l'avantatge competitiu d'una empresa: L'execució d'un negoci més eficaç mitjançant la reducció i eliminació de debilitats i àrees no eficients incrementa l'avantatge competitiu d'una companyia sobre els seus rivals.
Mostra més dades sobre clients: Amb més dades sobre les necessitats dels clients, la gestió és capaç de millorar el servei al client i dissenyar campanyes de màrqueting i promoció més eficaços.
Un sistema d'informació de gestió és essencial per a qualsevol empresari de petites empreses que sigui seriós per millorar el rendiment de la seva empresa. Sense una bona MIS, els administradors manegen per prova i error en lloc de prendre decisions intel·ligents basades en un anàlisi reflex de les dades.
