A la dècada de 1980 i 1990, només les empreses mitjanes i grans podrien proporcionar sistemes costosos d'informació sobre recursos humans (HRIS). Aquests programes requerien grans ordinadors de mainframes i programadors altament qualificats per operar i mantenir-los. Actualment, gairebé qualsevol empresa no només pot permetre, sinó necessitar, un sistema d'informació sobre recursos humans. Fins i tot una empresa amb menys de 10 empleats pot comprar un programa HRIS bàsic que es pot instal·lar en una computadora d'escriptori per automatitzar processos bàsics de recursos humans.
Què és HRIS?
Essencialment, un HRIS és una base de dades o una combinació de bases de dades que comparteixen informació. Per exemple, la base de dades de contractació d'empleats recull tota la informació relacionada amb les aplicacions de treball. Quan una empresa contracta un nou empleat, la informació demogràfica bàsica de la persona es comparteix amb altres mòduls HRIS perquè els membres del personal de RRHH no hagin de tornar a introduir les dades.
Processos d'automatització i racionalització
Un HRIS té tres components bàsics: informació d'empleats, nòmines i beneficis. Aquestes representen les principals funcions empresarials del departament de recursos humans d'una organització. HRIS ajuda a automatitzar i racionalitzar aquests processos, que allibera personal de RRHH per fer treballs de projecte i abordar problemes. Per exemple, els empleats utilitzen un número d'identificació o "llisquen" una targeta d'identificació de l'empleat per comprovar cada matí un rellotge electrònic que transfereix automàticament dades a l'HRIS. Això elimina la necessitat que el personal de la nòmina ingressi manualment les hores de treball dels empleats des de targetes de paper en el sistema de nòmines.
El procés d'aplicació del treball és un altre bon exemple de com un HRIS pot reduir els costos. En moltes empreses, els candidats sol·liciten feines a través d'Internet. Això significa que el personal de recursos humans ja no ha de manipular físicament, ordenar i enviar aplicacions als departaments apropiats.
Suport de Decisió i Decisió
Atès que els processos bàsics de recursos humans estan automatitzats i tota la informació necessària s'emmagatzema en bases de dades connectades, un HRIS simplifica les activitats de suport a la presa de decisions d'informes i gestió. La majoria dels sistemes inclouen una varietat d'informes de recursos humans estàndard que es poden utilitzar per gestionar el negoci i el pla per al futur, com ara la compensació per període de pagament i l'any actual, la inscripció de beneficis i el temps i l'assistència als empleats. Molts sistemes de recursos humans permetran als usuaris desenvolupar informes ad hoc per analitzar qüestions específiques o identificar tendències per ajudar a la gestió en la planificació estratègica.
Assistència legal per a la conformitat
Aquests sistemes generen informes i documentació requerits per organismes estatals i federals, com ara el Salari W-2 i la declaració d'impostos, la Comissió d'Oportunitat d'Ocupació de la Comissió Ocupacional EEO-1 Detall i informe de resum, i el Departament de Treball sobre Malaltats i Danys (OSHA 301 Informe).
Un HRIS pot ajudar les empreses a contractar acords laborals incorporant els requisits de l'acord a les operacions diàries, com ara el seguiment de l'antiguitat amb el propòsit de promocions, acomiadaments i retribucions. La tecnologia de la informació també ajuda al departament de recursos humans a controlar les qüestions de reclamació i funcionament dels empleats.
HRIS Enllaços
Segons la sofisticació del sistema, un programa HRIS permetrà l'intercanvi de dades i la integració amb altres sistemes empresarials essencials, com ara la gestió de les finances i la cadena de subministrament. A més, alguns sistemes poden proporcionar enllaços de xarxa als seus operadors d'assegurança mèdica i administradors de fons de jubilació. Això permet que l'empresari i la companyia d'assegurances o els administradors de fons comparteixin la informació dels empleats amb rapidesa i facilitat.
HRIS també uneix el departament de recursos humans d'una empresa amb els seus directius i empleats. Utilitzant una Intranet: una xarxa d'ordinadors privada segura i operada per una empresa, els empleats poden ingressar les hores treballades, inscriure's en programes de prestacions o cursos de formació contínua i rebre comunicacions del departament de recursos humans.
