Una sol·licitud de proposta, també coneguda com RFP, és un document que creeu quan necessiteu adquirir nous productes o serveis per a la vostra empresa. Una RFP especifica les vostres necessitats específiques als proveïdors potencials i els convida a enviar ofertes perquè pugui revisar, cosa que us permetrà triar el proveïdor que us ofereixi el millor nivell de servei per al vostre negoci amb el pressupost que permeteu. Tot i que no hi ha un format estandarditzat per escriure RFP, aquestes instruccions pas a pas us ajudaran a crear una RFP efectiva i clara per a qualsevol necessitat empresarial.
Articles que necessiteu
-
Ordinador amb programa de processament de textos
-
Impressora (per enviar per correu)
-
Paper (per enviar per correu)
-
Sobres / franqueig (per correu)
-
Accés a Internet (per correu electrònic)
Determineu les vostres necessitats. Voleu passar algun temps determinant exactament el que esteu demanant i quant esteu disposat a pagar-ne. Una RFP cobrirà els vostres "requisits necessaris" (els vostres requisits) i els vostres "preferits" (els vostres desitjos), però assegureu-vos d'identificar el que un proveïdor ha de proporcionar o proporcionar per obtenir el vostre negoci. Aquesta és una peça essencial del procés, si no podeu definir les vostres necessitats amb claredat, no obtindreu propostes que responguin a aquestes necessitats.
Esborra un resum. Una vegada més, si bé no hi ha regles ràpides i ràpides per compondre una RFP, proporcioneu la informació més precisa i específica que pugui. Com a mínim, probablement us trobeu utilitzant encapçalaments de secció que incloguin una introducció (no només una introducció a la vostra empresa, sinó el projecte / necessitat i com voleu veure aquesta necessitat), requisits (el "ha -to-haves "), els criteris de selecció que usareu per determinar a qui adjudicarà l'oferta, el pressupost (quant està disposat a gastar), i els terminis (la rapidesa amb què ho necessiteu). Podeu trobar que afegir o restar seccions, segons sigui necessari per a la seva RFP en particular, o fins i tot afegir subseccions per obtenir informació addicional que un proveïdor hauria de saber abans de fer una oferta.
Completa la secció de requisits. En general, aquesta és la secció més llarga i la que requereix més atenció. Assegureu-vos d'explicar el que necessiteu, no com ho necessiteu -a menys que el procés sigui una part específica i essencial del projecte. A més, utilitzeu paraules clares per diferenciar entre "has to haves" (use will, must, and required) i "nice-to-haves" (possible, possible i opcional).
Escriu el teu RFP. Podeu fer cerques en línia per obtenir RFP de mostra si teniu bloc d'escriptor.
Comprova correctament i revisa la teva RFP. En algunes indústries, un punt decimal inadequat pot fer una gran diferència.
Distribueix la teva RFP. Podeu enviar un correu electrònic o enviar-lo per correu electrònic als possibles proveïdors amb qui estigui familiaritzat o per fer-ho disponible d'altres maneres, com ara posar-lo al lloc web de la vostra empresa.
Seleccioneu la vostra oferta guanyadora.
Consells
-
Prepara el teu RFP 8 - 10 setmanes abans de necessitar el projecte o el servei. Això permet que el temps de les propostes es filtri i que la millor decisió sigui possible.
Decideu per endavant quins criteris de selecció usareu per determinar l'oferta guanyadora. Totes les empreses tenen una força diferent i adaptaran la seva proposta per jugar a aquests punts forts. Busqueu el millor preu, el proveïdor més experimentat o el temps de resposta més ràpid?
Podeu demanar als proveïdors que preparen les seves propostes de manera o format específics, però sí que ho requereixen a la RFP.
Avís
El proveïdor generalment paga per preparar la seva pròpia proposta / oferta com una pràctica comuna en la majoria de les indústries. No obstant això, és possible que vulgueu detallar això clarament al vostre RFP.
