Cada sol·licitud de proposta ha d'incloure una carta de presentació, fins i tot si la vostra oferta conté un resum executiu. Cadascun d'ells té un propòsit diferent, i treballen conjuntament no només per crear una bona impressió, sinó també per demostrar que entén tant el client com els requisits del lloc de treball. No obstant això, perquè una carta de presentació hauria de mostrar que entén els requisits clau del client sense convertir-se en una mini-proposta, algunes persones consideren que és més difícil d'escriure.
Estableix el to correcte
La seva relació amb el client potencial, i de vegades les instruccions del kit RFP, determina si la lletra ha de tenir un to formal o personal. Sempre que siguis sincera i sincera, les cartes personalitzades en què compliu i agraïx al client sovint són els més efectius. Per exemple, incloeu declaracions com "Vull aprofitar aquesta oportunitat per donar-vos les gràcies per tota la vostra ajuda" i "la vostra ajuda i orientació han demostrat ser de gran valor" en el cos de la carta.
Format i estil
Utilitzeu un paper de carta i un format de carta de negocis, divideix la carta en tres seccions: una introducció, un cos i un breu paràgraf de tancament. Utilitzeu una font serif, com ara Garamond, Geòrgia o Times New Roman, ja que moltes persones troben fonts serif més fàcils de llegir. Limiteu la vostra carta de presentació a no més d'una o dues pàgines.
L'obertura
Obriu la carta de presentació amb un extracte breu i rellevant d'obertura, com ara "Tancat és la proposta que us vaig prometre" o "M'ha agradat parlar amb vosaltres sobre el vostre projecte de proposta". Seguiu-lo amb un paràgraf en el qual es comuniqui la comprensió completa, tot reiterant les especificacions requisits que condueixen la RFP. Indiqueu al lector si la proposta inclou cap fitxer adjunt, i si ho fa, ressalteu breument els continguts i finalitzeu la introducció especificant el marc temporal que la cotització del preu és vàlida.
El cos
Incloeu la informació necessària, com ara l'historial, les qualificacions o les referències de la vostra empresa que la RFP pot sol·licitar en el cos de la carta. Enfoceu la resta de la lletra a l'hora d'abordar fins a quatre necessitats clau del client. Per exemple, utilitzeu punts de bala per resumir com el vostre producte o servei satisfarà les necessitats més importants del client. A continuació, amplieu cada punt de bala en els paràgrafs restants.
The Close
Al paràgraf de tancament, assegureu-vos de proporcionar informació completa per a la persona de contacte, incloent-hi el nom, el títol, l'adreça, el número de telèfon, el número de fax i l'adreça de correu electrònic. Incloeu un "pas següent" o crida a l'acció, com ara "Us contactaré més endavant aquesta setmana per respondre qualsevol pregunta que pugueu" o "Us trucaré la propera setmana per parlar sobre aquesta proposta". Acabar amb una expressió educada i el teu nom i el teu títol.
