La legislació laboral federal exigeix als empresaris que mantenen registres precisos de les hores de treball d'un empleat. Els empleats fan un seguiment de les hores amb una targeta de temps, ja sigui utilitzant un rellotge de temps o un document escrit a mà, requereix que un empresari s'adhereixi a certes regles descrites per la Fair Labor Standards Act (FLSA).
El manteniment de registres
La informació que es registra en una targeta de temps de l'empleat es considera un document oficial. La informació exacta que s'ha de mantenir en el registre no s'escriu estrictament, però, el Departament de Treball dels EUA suggereix que s'inclogui la data completa dels dies treballats amb el temps i el temps clarament llistats, juntament amb el total de les hores treballades per a cada dia. Les targetes de temps per a cada empleat s'han de mantenir en el registre durant almenys dos anys. El Departament de Treball exigeix als empresaris que mantenen els arxius disponibles per a una inspecció. Mantingueu els registres en un lloc fàcilment accessible, ja que se us pot demanar que proporcioneu més informació sobre la base de les dades que apareixen a cada targeta de temps. Mantingueu els registres d'un empleat durant dos anys, fins i tot si aquesta persona ja no l'utilitza.
Hores extra
El manteniment exacte de les hores treballades mitjançant l'ús d'una targeta de temps és essencial per determinar si els seus empleats paguen les hores extres. Els treballadors tenen dret a un pagament extra per qualsevol hora informada en una targeta de temps superior a 40 en una setmana determinada. La FLSA descriu una setmana laboral com set dies consecutius de 24 hores, que poden començar en qualsevol dia de la setmana que trieu, o un total de 168 hores contínues. Un empleat s'ha de pagar, com a mínim, una taxa de 1 1/2 vegades qualsevol que sigui la seva tarifa horària normal per a cada hora de les hores extraordinàries. Alguns treballadors estan exempts de les regles de la pròrroga, com ara determinats tipus de venedors, empleats executius i professionals, treballadors agrícoles i altres. Consulteu l'enllaç que es proporciona a la secció de recursos a continuació per obtenir més informació sobre exempcions dels empleats.
Política escrita
Desenvolupeu els estàndards que espera que els seus empleats es respectin quan es tracti d'enregistrar les hores que funcionen, com ara els temps d'inici i de sortida exactes, la quantitat d'hores que han de treballar cada dia i la quantitat de temps que es dóna per als descansos. Assegureu-vos que cada treballador sap que les hores d'enregistrament falsificades que han funcionat o que intenten copejar correctament la targeta de temps d'un treballador estan prohibides. Expliqueu l'acció disciplinària que prendrà si no es segueixen aquests procediments, fins i tot amb la possible finalització. En el cas que un empleat li desafiï legalment durant el temps que hagin pagat, disposar d'unes directrius que expliquin el seu procediment per documentar el temps treballat faran un llarg camí per ajudar al seu costat de l'argument.
