L'estacionalitat, les expectatives del servei durant les 24 hores i la capacitat per adaptar-se a un entorn canviant fan que els fluxos de treball organitzats siguin vitals per a operacions hoteleres eficients. Encara que les activitats de treball a vegades flueixen en una seqüència suau, durant els temps d'ocupació, aquestes mateixes activitats poden trigar a superposar-se. Això fa que un sistema de comunicació eficaç sigui una part important de les regles, rutes i rols que entren en un flux de treball d'hotel organitzat.
Planifiqueu el flux de treball
Creeu un diagrama de flux de treball vertical que identifica cada departament o àrea i mostra la seqüència de tasques utilitzant quadres de text, connectant fletxes i números per identificar la direcció del flux de treball. Per a un petit hotel, aquests poden incloure clients, la recepció i el departament de neteja. Per exemple, el diagrama trencaría la reserva d'una habitació en cadascun dels seus passos: un host realitza una reserva, rep una confirmació i arriba a la recepció, on els empleats de recepció processen el check-in. Quan el client acudeix, la recepció processa la sortida i notifica la neteja.
Analitzar tasques
En un entorn de treball hoteler, hi ha moments en què les tasques i les responsabilitats s'han de superposar. Utilitzant el diagrama de flux de treball com a referència, analitzeu les tasques realitzades durant cada canvi per anticipar millor les necessitats de personal. Per exemple, els empleats de la recepció de tercers torns poden ser capaços de manejar tasques de manteniment lleugeres i tasques administratives addicionals, com actualitzar la base de dades de reserva o respondre correus electrònics. Això pot eliminar la necessitat de programar la neteja durant la nit i alliberar el temps per als empleats de primer i segon canvi.
Programació d'empleats
Tant la programació de l'empleat com els terminis de la tasca han de ser flexibles. Per exemple, si el temps de facturació normal és de mig dia., La neteja ha de tenir habitacions netes i preparades per aquest moment. Tanmateix, haurà d'ajustar horaris o contractar empleats temporals durant els temps d'ocupació. El mateix passa amb el personal de recepció. Si normalment programeu dues persones durant el dia i una persona durant la nit, és possible que hàgiu d'ajustar els horaris laborals, de vegades amb poca antelació, per proporcionar una cobertura de solapament durant els temps d'ocupació.
Planificació de les comunicacions
Un bon pla de comunicació és vital per a un flux de treball hoteler organitzat. Reviseu el diagrama de flux de treball i identifiqueu punts de comunicació crítics. Alguns exemples inclouen reunions de canvis de torns, procediments de trucades, emergències domèstiques i procediments per actualitzar les compres accidentals que els clients realitzen durant la seva estada. Per exemple, els empleats de la neteja han d'informar la recepció quan un client elimina elements de la nevera de la sala. Inclogui els procediments per comunicar els canvis en el flux de treball per assegurar-se que res no es passa per alt. Això també podria requerir la compra d'equips addicionals com ara ràdios bidireccionals o telèfons mòbils per als empleats que es fan trucades.
