En un dia i una època de tecnologia, els processos de redundància, terabytes, gigabytes i còpies duplicades de la informació, la gestió del registre és una pràctica mundana però crítica que totes les organitzacions haurien d'haver reduït. Més i més sovint, l'enfocament del manteniment de fitxers de dades es converteix en el pa i la mantega de la bona presa de decisions empresarials.
Quina gestió de registres comporta
La gestió de registres implica múltiples àrees de recollida de dades, emmagatzematge i eventual destrucció adequada. La ciència es divideix en diverses categories: entrada i recollida, emmagatzematge, redundància i còpia de seguretat, i reducció. L'entrada i la col · lecció estableixen protocols per als empleats a seguir sobre com es creen les dades i el sistema de presentació que ha de seguir per facilitar la seva recuperació més endavant. També especifica què s'ha de mantenir i què no. L'emmagatzematge pot implicar fitxers de còpia impresa i electrònica i establir paràmetres sobre quins mitjans d'emmagatzematge es permeten i quins no (és a dir, discs durs contra carpetes de paper versus xarxes o unitats flash). Redundància i còpia de seguretat consisteixen a mantenir còpies de seguretat d'informació important en cas de desastre. I, finalment, la reducció especifica els mètodes permesos per a la destrucció i eliminació de dades dels sistemes empresarials.
Assistència estadística per a la presa de decisions
La gestió de registres permet una fàcil recopilació d'estadístiques. Gran part de la presa de decisions empresarials es basa en l'anàlisi de tendències. L'anàlisi de tendències es desenvolupa i construeix basant-se en la recerca de patrons d'informació i dades i de conclusions sobre el comportament d'aquests patrons. Com millor sigui la gestió de la informació, tendeix a ser la millor anàlisi de tendències i els coneixements empresarials relacionats.
Evitar la pèrdua d'informació
Un altre component clau de la gestió de registres està impedint la pèrdua de dades. Pot ocórrer molt fàcilment: s'elimina un fitxer, la carpeta incorrecta es desfà, un mal empleat surt de l'edifici amb dades confidencials.
La gestió de registres garanteix que hi ha processos preventius per organitzar i registrar la informació de forma protegida. A continuació, es posen en funcionament els redundàncies, com ara sistemes de còpia de seguretat i diversos repositoris de còpies, de manera que si un sistema de fitxers es destrueix, es pot substituir ràpidament per una còpia recent. Finalment, les mesures de seguretat ajuden a capturar registres que estan manipulant-se i que poden posar en perill el benestar i els interessos d'una empresa.
Beneficis organitzatius
La gestió de registres millora l'eficiència. Les dades es troben més ràpides, més fàcils i la decisió es millora mitjançant una anàlisi immediata i recuperació d'informació. La millora del manteniment de registres redueix els residus de recursos. S'utilitza menys espai del sistema de paper i emmagatzematge quan es segueixen els protocols adequats. La destrucció accidental i la pèrdua permanent s'eviten quan la gestió de registres adequada garanteix que existeixen còpies de seguretat recents. La gestió de registres també manté un rastre de paper per ajudar a defensar les accions de la companyia durant els litigis. Finalment, la gestió de registres ajuda a mantenir una bona organització quan tracta, respon i atén clients o projectes. Mantenint un sistema organitzat de recollida d'informació, es poden recuperar dades i informació valuoses quan sigui necessari específic per a un client o projecte.
Outsourcing com a opció
Moltes empreses volen romandre dedicades a les seves especialitats bàsiques i no volen estar tan molestos en el manteniment dels sistemes de dades. En aquests casos, pot ser molt útil utilitzar un soci o un proveïdor per mantenir i dissenyar la gestió de registres perquè l'empresa client només es pugui centrar en el negoci principal. L'administració només es redueix a pagar un servei que asseguri que la informació emmagatzemada es recopila i es manté com el client ho necessita per a la presa de decisions. Moltes empreses més grans han avançat cap a aquesta direcció per ser més eficients, de vegades externalitzant només serveis de còpia de seguretat i d'altres que converteixen sistemes de registres sencers als proveïdors per a una millor gestió.
