De tant en tant, és possible que els treballadors hagin d'actualitzar els seus records sobre com realitzar determinades tasques. De la mateixa manera, els nous empleats d'una organització voldran aprendre les cordes el més aviat possible sense haver d'interrompre els supervisors o companys de feina amb innombrables preguntes. Un manual de procediments d'oficina compleix ambdós objectius alhora que proporciona protocols escrits i expectatives de rendiment que es poden fer posteriorment en avaluacions i documentació d'empleats per a accions disciplinàries.
Identifiqueu el propòsit i l'abast del manual d'oficina que voleu desenvolupar. El contingut dels manuals d'oficina generalment es divideix en dues categories: (1) com interactuar amb les persones i (2) com realitzar tasques específiques, inclòs el funcionament dels equips necessaris per crear, gestionar i lliurar béns i serveis. Els manuals d'oficina també solen incloure gràfics d'organització, directoris de recursos i formularis de mostra. La complexitat d'un manual d'oficina es basa en quins seran els usuaris objectiu. Si, per exemple, el contingut es refereix a les relacions amb els clients i la manera de processar queixes, no tindria sentit incloure capítols sobre com funciona una carretilla elevadora o sobre com manejar materials perillosos.
Decideix sobre la presentació de format que millor s'adapti a les necessitats de la vostra empresa. Tot i que els manuals d'oficina solen considerar-se com a directrius impreses en paper i col·locades en unió de tres anells amb pestanyes divisores de temes, la tecnologia ha obert la porta a mètodes més emocionants i més econòmics de lliurar informació. Tingueu en compte, per exemple, si un manual de procediments en línia farà que els empleats puguin accedir a la informació més fàcil i més ràpid introduint paraules clau. Un format electrònic també pot facilitar el procés d'actualització i revisió de continguts, així com incorporar continguts d'àudio i demostracions de vídeo per millorar l'aprenentatge.
Feu una llista de tots els temes del capítol que voleu que el vostre manual es dirigeixi. Si, per exemple, decideix escriure directrius sobre com operar diversos equips d'oficina, identificarà seccions individuals per a ordinadors, màquines de fax, sistemes telefònics, microfèmies, fotocopiadores, sistemes d'enregistrament, franges de correus i dispositius de col·lació. Decidiu si va a escriure tot el contingut vostè mateix o assignar el primer esborrany de cada secció a persones que estan ben versades en l'assumpte.
Organitzeu passos procedimentals des dels conceptes més senzills fins als més complicats. Penseu si la inclusió de fotografies, dibuixos, taules o altres gràfics suposarà la comprensió del material per part de l'usuari. Proporcioneu un glossari d'acrònims i terminologia específica de tasques. Quan sigui pràctic, proporcioneu exemples sobre com omplir comandes de requisits, reclamacions de despeses de viatge, sol·licituds de vacances, fulls de temps, rebuts de clients i altres formularis utilitzats per l'empresa.
Establir un marc de temps per completar cada secció del nou manual. Si és necessari, programeu un bloc de temps cada dia per investigar, escriure, revisar i muntar contingut.
Feu que el personal de recursos humans i el personal legal de la informació ho revisin abans de la seva difusió per assegurar que el seu llenguatge sigui clar, desglossat i coherent amb els mandats i les regulacions estatals i federals. Proporcioneu a cada destinatari del manual un full de sortida que indiqui el seu acord per llegir el material i complir les seves directrius.
Consells
-
Un manual d'oficina sempre s'ha de considerar un treball en progrés i, per tant, es revisarà de manera contínua per garantir que el contingut sigui un reflex acurat dels procediments que es segueixen i els equips que s'utilitzen per dur a terme aquestes tasques.
