Tenir un manual de polítiques i procediments en línia permet a qualsevol empleat veure polítiques i procediments en qualsevol moment sense haver de preocupar-se per les actualitzacions recents. El compay evita imprimir diverses còpies en paper segons sigui necessari per a diferents departaments. El primer pas és escriure el manual de polítiques i procediments i el següent és crear un compte gratuït amb Google Docs, una interfície basada en web que permet que un membre carregui documents i compartiu-los amb els altres. A continuació, carregueu el document i estableixi els nivells de permisos dels que poden veure el document.
Articles que necessiteu
-
Programari de processament de textos instal·lat en una PC
-
connexió a Internet
-
Correu electrònic
Obriu un nou document a l'aplicació de programari de processament de textos. Resumim breument els continguts que cal incloure en el manual de polítiques i procediments. Podeu dividir el manual per departament i després per tasca en cada departament. Assegureu-vos d'incloure la informació de contacte dels membres del personal clau a càrrec de cada departament. Format i correcció del document. Deseu el vostre treball.
Inicieu sessió a Internet i visiteu google.docs.com. Creeu un compte mitjançant una adreça electrònica de treball designada amb una contrasenya que contingui lletres i números. Comproveu el vostre correu electrònic per obtenir el correu electrònic de confirmació de Google amb informació sobre el vostre nou compte i feu clic a l'enllaç de confirmació al correu electrònic per completar el procés del compte.
Torneu a iniciar la sessió al compte que acabeu de crear. Feu clic a "Carrega document" a prop de les opcions del menú de l'esquerra. Apareixerà una nova finestra amb dues seccions. La barra de la mà esquerra mostra el vostre escriptori o els fitxers al vostre disc dur, depenent de com l'hàgiu configurat. Utilitzeu les icones de les fletxes a la part superior de la finestra per navegar fins a on heu desat la política i el manual de procediments. Feu clic al fitxer de la política i del procediment per fer-lo aparèixer al quadre "Nom del fitxer". Feu clic a "Obrir". Els documents de Google us mostraran una barra d'estat quan s'hagi completat la càrrega.
Feu clic a "Torna a administrar documents". Feu clic a la casella buida que apareix al costat del manual de polítiques i procediments que s'ha carregat recentment.
Feu clic a "Comparteix el document" a la barra d'eines que hi ha a sobre del manual. Això obrirà una altra petita caixa on podeu introduir les adreces de correu electrònic dels que voleu tenir permís per veure o editar el document. A menys que el vostre supervisor us digui de manera diferent, seleccioneu "Veure" ara mateix. Quan feu clic a "Convida", s'enviarà un correu electrònic nou als que heu indicat i feu-los saber que hi ha un document nou que poden veure. Ara teniu un manual complet de polítiques i procediments en línia.
Consells
-
Podeu personalitzar la configuració jugant amb permisos i nivells de notificació. Si voleu, Google Docs pot informar a qui inviteu cada cop que es faci un canvi al document. D'aquesta manera, els vostres companys de feina saben que hi ha una versió actualitzada per veure-la. D'altra banda, Google Docs també proporciona un enllaç des de la pàgina principal per compartir el document com un enllaç web permanent, que podria facilitar-vos la distribució a quantitats més grans i eliminar-vos que hàgiu d'actualitzar els permisos diàriament.
Avís
No compartiu la contrasenya de Google Docs amb ningú que no vulgueu tenir accés per fer canvis al compte.
