La creació d'un manual de polítiques i procediments ajuda a proporcionar protocols clars per a la coherència d'una organització. Els empleadors defineixen el comportament acceptable en àrees que van des del codi de vestimenta fins a les relacions amb els clients. Els empleats la llegeixen i signen una carta de reconeixement, acceptant qualsevol ramificació per violar les polítiques establertes al manual. Centreu-vos en àrees clau en escriure un manual de polítiques i procediments per a una organització sense ànim de lucre.
Àmbits clau d'enfocament
Organització i gestió: En aquesta secció, indiqueu les declaracions de missió i visió de l'organització. Detalli l'estatut sense ànim de lucre incloent-hi els estatuts i els articles d'incorporació registrats a la Secretaria d'Estat. Un cop definida l'organització, es detallen els rols i els deures de gestió de claus. Una carta organitzativa ajuda a tots els empleats a comprendre qui és responsable del que i de la cadena de comandament.
Recursos humans: A la secció de recursos humans, es defineixen les responsabilitats del consell d'administració, com es cultiven i es desenvolupen els voluntaris i com es capacita el personal. Incloeu les polítiques de personal que incloguin la conducta, les rúbriques de rendiment, els beneficis i les regles de compensació.
Recaptació de fons: Les organitzacions sense ànim de lucre reben un estat exempt d'impostos a través del Servei d'Impostos Interns. Aquest estat és revocable si el no lucratiu no es duu a terme correctament. En aquesta secció s'expliquen els mitjans sense ànim de lucre per a la captació de fons, incloent-hi subvencions, donacions, patrocinadors corporatius o esdeveniments. També s'ha d'explicar la gestió financera, que explica com els pressupostos designen el que va cap als programes sense ànim de lucre i el que fa a les operacions.
Lleis i reglaments: Esbossar les lleis, els impostos i les regulacions que afecten les operacions sense ànim de lucre. Aquestes inclouen, però no són limitades, activitats de defensa i lobby que duu a terme l'organització.
Desenvolupament de polítiques i procediments
Atès que el manual de polítiques i procediments es converteix en l'avinguda per responsabilitzar a les persones, és important crear les polítiques consistentment en format i to.
Polítiques: Per mantenir la uniformitat amb les polítiques, utilitzeu una plantilla. Totes les polítiques han de tenir un títol de política que indiqui el contingut. Definiu un propòsit per a la política. Un exemple d'un propòsit polític podria ser: "Garantir la responsabilitat fiscal amb els fons de recaptació de fons". Si hi ha una llei o un estatut que pertany a la política, indiqueu això per proporcionar una validació addicional a la necessitat.
Definiu l'abast de la política. Això podria incloure si la política pertany a tothom, membres de la junta o només un determinat grup d'empleats, com ara un equip de recaptació de fons. Per a organitzacions grans, inclou el nom i el número de contacte del responsable corresponent a la política específica. Per exemple, indiqueu la informació de contacte de l'advocat legal amb la informació relativa a les normes de regulació i pressions de lobby.
Procediments: Expliqueu com es fan les coses en senzills passos. Tot i que les polítiques i els procediments es poden combinar en alguns escenaris, els procediments solen ser una secció separada per als processos clau. Identifica els procediments clau i les àrees de resolució de problemes. Això inclou els procediments d'obertura i tancament. Desenvolupar procediments per solucionar problemes d'ordinador, contrasenya o altres problemes tècnics. Creeu processos per problemes de clients escalats. Qualsevol deure realitzat que requereixi la coherència o pot tenir membres del personal que la qüestionin es converteixi en un procediment descrit en el manual.
Els procediments consistents estalvien temps de treball perquè els empleats tenen recursos per fer coses sense lideratge o assistència o intervenció de suport.
