Els procediments de control intern s'utilitzen per evitar el frau i són vitals per a totes les organitzacions ben dirigides. Aquests sistemes separen els deures entre els empleats dins d'una organització. És important tenir manuals de procediment de control intern a mà. Els empleats els utilitzen com a referències quan es tracta de procediments o deures. La informació continguda en els manuals del procediment de control intern varia d'empresa a empresa, però el procediment per escriure un és el mateix.
Escriu una descripció general i una taula de continguts. La descripció general descriu breument la responsabilitat fiscal, que inclou els conceptes i components del control intern. La taula de continguts comença amb Segregació de deures. Els continguts que normalment segueixen són: Revisions, Reconciliacions, Aprovacions, Actius, Desemborsaments, Recursos Humans, Compres i Contactes.
Completeu la secció Segregació de deures. Detalli els detalls sobre la separació de funcions per a coses com ara els empleats que reben i publiquen pagaments, a diferència del dipòsit de pagaments. Una altra separació important és que si un empleat és un beneficiari, un altre empleat fa el xec.
Determineu els procediments per a les properes dues seccions, revisions i reconciliacions. Les revisions són procediments establerts per dur a terme rutinàriament investigacions pressupostàries, verificar transaccions puntuals i investigar una activitat inusual. La secció Reconciliacions conté procediments com comparar conjunts de dades per assegurar la precisió, buscar diferències i prendre mesures. Això també inclou esbossar específicament que un empleat que ingressa a les transaccions no reconcilia cap dels comptes bancaris.
Completeu les seccions d'aprovacions, d'actius i de distribucions. La part d'aprovacions indica quins empleats tenen autoritat per aprovar transaccions. L'autoritat només es dóna als empleats responsables amb un coneixement detallat de l'empresa. La secció d'actius inclou tot tipus d'actius dins de l'organització. A cada categoria d'actius, es detallen procediments específics que detallen com es gestionen i supervisen els actius. A la secció Distribucions es detallen les polítiques i els procediments de distribució de diners, inclosos els controls de nòmina.
Completi el manual acabant les tres últimes seccions: Recursos Humans, Compres i Contactes. A la secció Recursos humans (HR) es detallen les instruccions per als empleats de recursos humans sobre com es gestiona la informació dels empleats. A la secció de Compres s'expliquen els procediments de compra de l'empresa. Finalment, a la secció Contactes s'enumeren les persones de l'empresa que els empleats poden contactar quan sorgeixen preguntes o problemes.
