El manteniment de l'etiqueta empresarial adequada és important per als secretaris que sovint són la primera impressió de l'empresa o un executiu que un client o client té. La pràctica d'algunes normes comunes de l'etiqueta comercial pot ajudar a un secretari a crear la impressió més positiva del seu cap i companyia.
Conducta
La conducta professional és imprescindible quan es troba en el treball o en representar al seu cap o empresa en funcions. Molt sovint els clients o altres professionals equiparan el nivell de professionalitat d'un executiu amb el secretari si l'executiu no està present. Respongueu sempre al telèfon mitjançant una salutació educada i apropiada per a l'empresa. Saluda els visitants amb un somriure i sigui cortès. No et sentis emocional o fàcilment enfadat. Mantenir un comportament amable i respectuós en tot moment.
Vestit
Moltes empreses tenen un codi de vestimenta de negocis que s'aplica estrictament. Fins i tot si la vostra empresa no proporciona aquest codi de vestimenta, sempre haureu d'aparèixer net i ben integrat. No utilitzeu roba estret o reveladora. Assegureu-vos que tots els vestits i camises estiguin nets i estiguen correctament. No utilitzeu faldilles curtes. Les teves sabates haurien d'ajustar-se a l'entorn del treball, sense sabatilles d'esport o sabatilles d'escombraries, i estar còmodes de treballar. Si treballes en un entorn industrial, és possible que hagis de portar sabates plans i tancats.
Adreça formal
Un secretari sempre ha d'adreçar formalment als superiors. Això mostra respecte als seus supervisors i ajuda a mantenir un entorn de treball professional. No vulgueu utilitzar el nom del vostre cap quan estigui en un espai públic o en un entorn de reunió. Utilitzeu sempre el "senyor" o "senyora" quan es dirigeix a altres executius de la companyia. Si el vostre cap sol·licita una adreça més informal, com ara fer servir el seu primer nom o un sobrenom, només l'utilitzeu quan estigueu en un entorn més privat o informal, com ara a la seva oficina personal sense altres superiors presents.
Organització
Una de les funcions més importants d'una secretària és mantenir l'organització. Per motius d'etiquetes empresarials, mantingueu un espai de treball net i organitzat. Eviteu crear desordres al vostre escriptori o a la vostra àrea de treball. Si treballa en una àrea on es demana als clients o altres executius que esperen una reunió, assegureu-vos que aquesta àrea també estigui organitzada. No deixeu articles personals o revistes escampades per tota la zona de treball. Mantingueu tots els fitxers confidencials i elements personals fora de visió dels visitants.
