Escriure una proposta de contracte requereix que componeu una narrativa convincent que expliqui per què la vostra empresa està més indicada per al treball que busca una agència del sector públic o el projecte de consultoria sol·licitat per una empresa del sector privat. Com que les propostes del sector públic són les més difícils d'escriure i, sovint, el màxim de temps per construir, si sabeu escriure una proposta de contracte guanyadora per al govern, escriure un per al treball del sector privat és una torta.
Com escriure una proposta de contracte
Revisar els llistats d'ajuda per als escriptors de la proposta en qualsevol taula de feina en línia demostra que l'habilitat que utilitza per elaborar una proposta guanyadora és molt valuosa. Però ser capaç d'escriure propostes de contracte guanyador requereix més que només bones habilitats d'escriptura i domini de la llengua anglesa. Les propostes contractades de forma excel·lent requereixen un esforç en equip i una clara comprensió dels serveis o productes de la companyia, el contracte i els processos d'adquisició i preus. La combinació d'una proposta de contracte pot durar setmanes i fins i tot mesos de planificació, estratègia i investigació. L'escriptura de la proposta del contracte no és un treball d'una sola persona. Moltes organitzacions tenen "equips de captura" al seu lloc com a extensió de la secció de desenvolupament empresarial de l'empresa.
Quan les empreses utilitzen una proposta de contracte
Moltes empreses que ofereixen serveis o productes als organismes governamentals utilitzen propostes contractuals com a mitjà per obtenir negocis en el sector públic. Hi ha usos per a les propostes de contracte en el sector privat, però les propostes per al treball en el sector privat sovint són menys complexes i estructurades que les propostes per a funcionaris de contractes i adquisicions governamentals. Si aneu a escriure propostes de contracte per a la vostra organització, és una bona idea obtenir més informació sobre les propostes centrades en el govern a causa de l'estructura única de sol·licituds governamentals i els requisits de fer negocis amb agències del sector públic. Si sap com escriure una proposta de contracte guanyadora per al govern federal, per exemple, escriure un que guanyarà el negoci de l'organització en el sector privat serà fàcil en comparació.
Procés d'adquisició
L'Administració de serveis generals dels EUA publica els reglaments d'adquisició federal (FAR). El FAR és un llibre de pàgines de més de 2.000 llibres que conté tot el que sempre ha volgut saber sobre processos i normes d'adquisició del govern federal. Amazon també porta el llibre i les versions Cliffs-Notes-esque, però podeu descarregar-lo des del lloc del govern i saber que obtindreu totes les revisions i esmenes actualitzades. Familiaritzar-se amb les FAR i respondrà moltes preguntes que té sobre com escriure una proposta de contracte. Com a mínim, tindrà una millor comprensió de com i per què el govern necessita respostes tan detallades a les seves sol·licituds de productes i serveis.
El procés d'adquisició del govern sovint comença amb una sol·licitud. Una sol·licitud és un document al servei del públic que conté informació sobre l'agència que requereix els serveis o productes. La sol·licitud conté informació sobre el tipus de servei o producte i com el govern vol que el servei o producte es lliuri. També estableix els termes i condicions de la gestió de la relació venedor-agència. En una sol·licitud governamental, se l'anomena "contractista" o "venedor". En alguns casos, el govern emet una Sol.licitud d'Informació (RFI) que precedeix a la publicació de la sol·licitud. El propòsit d'una RFI és identificar els tipus d'empreses que són capaços de proporcionar el servei o producte que el govern vol. Respondre a un RFI pren un treball, però no gairebé l'esforç necessari per respondre a una sol·licitud governamental.
Hi ha alguns tipus de sol · licituds diferents: Sol·licitud de Proposta (RFP), Sol·licitud de Pressupost (RFQ) i Invitació a Oferta (ITB). Els matisos d'aquests tipus de sol·licitud determinen com estructureu la vostra proposta de contracte. Normalment, un RFP requereix que presenteu les idees i l'enfocament de la vostra empresa d'una manera molt detallada i convincent que mostri la vostra capacitat de resoldre el problema que el govern ha descrit a la RFP.
Per exemple, quan una agència allibera una RFP que estableix la necessitat de serveis de coaching executiu i desenvolupament de lideratge per als líders governamentals, la seva proposta de contracte hauria de descriure els serveis de coaching executiu de la vostra empresa; coneixements i qualificacions dels vostres entrenadors i consultors; les teories sobre les quals els seus entrenadors confien en les seves sessions d'entrenament i el procés que utilitza per assegurar que els executius del govern aprofitin el compromís de coaching. A més, haureu de proporcionar detalls sobre els passos de garantia de la qualitat de la vostra empresa, així com sobre com es proposa gestionar el compromís d'entrenament mitjançant informes periòdics, manteniment de registres i assignació de recursos.
Qui escriu una proposta de contracte en un negoci?
Instal·leu l'equip de captura abans de col·locar paperera o assegut al vostre ordinador. En termes generals, no hi ha una sola persona que escrigui la proposta del contracte, la redacció de la proposta és un esforç en equip. És una aventura col·laborativa que involucra el talent i l'experiència d'una sèrie de persones a l'equip de captura. Cada persona de l'equip de captura té un paper en l'escriptura de la proposta. Si utilitzeu l'exemple de dalt, si la vostra empresa ja està en el negoci de proporcionar serveis de coaching executiu, les persones que probablement aportin valor a l'equip de captura siguin gestors de projectes de coaching executiu, administrador de contractes, escriptors de propostes, un comptable o un empresari i president de l'empresa. El president supervisarà el procés i tancarà la proposta del contracte quan s'envia al govern. El president de la companyia o el seu representant està involucrat en la fase de presentació i presentació de propostes perquè tenen l'autoritat per emetre documents vinculants.
Al llarg del procés de redacció de propostes, l'equip de captura ha de tenir reunions regulars. Durant aquestes reunions, es parla d'estratègia, enfocament, nova intel·ligència i progrés. El líder de l'equip de captura pot ser un expert en desenvolupament comercial que s'encarrega de la logística en el muntatge de la proposta de contracte. Alternativament, el líder pot ser algú que el president de l'empresa designi com a líder o una persona més experimentada que simplement assumeixi la responsabilitat de liderar l'equip. Tenir reunions regulars amb el vostre equip de captura assegurarà que la vostra proposta de contracte estigui en el camí i que compliu el termini per enviar la vostra proposta definitiva. Hi haurà nombroses ressenyes, redissenyos i discussions sobre la proposta: és un gran esforç, fins i tot per a petits contractes.
Com guanyar una proposta de contracte
El vostre objectiu és guanyar un premi de contracte: no guanyar una proposta de contracte. Però el que importa són els continguts i la naturalesa convincent dels continguts de la proposta, no la semàntica. El primer pas per escriure una proposta contractual guanyadora és investigar l'agència que va emetre la sol·licitud. Algunes empreses proporcionen informació sobre les agències governamentals; No obstant això, cada membre de l'equip de captura hauria de contribuir amb la informació que tingui sobre l'agència. Per exemple, si el vostre gestor de projectes té informació sobre la direcció estratègica de l'agència d'un treball de coaching executiu anterior, això podria ser útil per descriure els resultats d'un compromís d'entrenament amb aquesta agència. O bé, si l'empresari ha revisat els crèdits del Congrés a l'agència sol·licitant, és útil per determinar els preus que acompanyen la vostra proposta de contracte.
Escriure una proposta contractual guanyadora requereix un enfocament metòdic i sistemàtic per respondre a una sol · licitud del govern. En primer lloc, feu la vostra recerca. Si no està familiaritzat amb l'agència, estudieu el seu lloc web per comprendre la missió, la visió i els principis bàsics. Incorporeu aquestes coses a la vostra proposta i, si són congruents amb la missió, la visió i els principis bàsics de la vostra empresa, millor. Dibuixeu aquests paral·lels, de manera que l'equip de revisió de la proposta del govern veu l'alineació amb la vostra empresa. Aquest és un enfocament estratègic clau per establir un tipus de connexió similar amb l'agència.
Estudieu la sol·licitud per assegurar-vos d'entendre què vol l'agència i conciliar el temps i l'esforç necessaris per respondre a la sol·licitud. Si presenteu una proposta per a un projecte a gran escala on no hi hagi cap rendiment o experiència anterior en el camp, haurà de passar aquesta sol·licitud o escriure una proposta excepcionalment convincent que descrigui les seves capacitats a l'àrea de servei l'agència governamental requereix. Feu també la vostra investigació sobre la competència. Les agències del govern federal estan obligades a publicar les seves sol·licituds al lloc web Federal Oportunitats de Negoci - FedBizOpps, per resum (fbo.gov). A la pestanya "Interessats proveïdors" de la publicació de sol·licitud, trobareu una llista de possibles contractistes i proveïdors. Totes les empreses que figuren en aquesta pestanya no poden presentar propostes de contractes; No obstant això, és un bon començament per comprendre qui és la vostra competència.
Carta de mostra de proposta de contracte
Un dels passos clau per presentar una proposta de contracte guanyador és ordenar els components de la vostra proposta. Per a molts informes comercials, un resum executiu només es construeix després de finalitzar la "carn" de l'informe. Aquesta mateixa pràctica és sàvia per construir la carta de proposta del contracte. Penseu en la lletra de la proposta de contracte com a resum executiu: prepareu un projecte de declaració que utilitzeu per a totes les vostres propostes de contracte, però guardeu-ne el refinament per a l'últim pas per escriure la vostra proposta de contracte.
La majoria de les propostes contractuals del govern es transmeten electrònicament. Per tant, una carta de mostra de proposta de contracte és un simple correu electrònic de transmissió que diu alguna cosa així: "ABC Consulting es complau a enviar la resposta adjunta a RFP # 0000, que inclou l'enfocament tècnic de ABC, els preus i els recanvis per personal clau. transmissió ". La raó per la qual voleu confirmar el rebut és assegurar-vos que teniu la prova de que heu enviat la proposta abans de la data límit. Dit això, la introducció d'una proposta contractual guanyadora és més que una carta de proposta que l'adreça de correu electrònic de transmissió.La primera secció de la seva proposta de contracte ha de contenir informació de fons sobre la vostra empresa, els serveis que ofereix la vostra empresa i indicar breument el motiu pel qual és contractista o venedor qualificat. Aquí teniu una mostra de presentació que serveix com a carta de proposta de contracte:
ABC Consulting (ABC) és una petita empresa (EDWOSB) amb 8 anys de desavantatge econòmic, amb la missió comercial de proporcionar solucions, flexibilitat i innovació superiors al client. Treballem amb els nostres clients per avaluar els seus objectius bàsics i oferir solucions rendibles, eficients i orientades als resultats. L'equip directiu de ABC compta amb més de 150 anys d'experiència en gestió combinada centrats en els aspectes únics dels contractes federals. Amb la nostra experiència conjunta de gestió legal i de programes, ABC ofereix coneixements sobre la indústria amb experiència i coneixement pràctic als nostres clients del govern federal.
ABC ha experimentat un gran creixement en els últims anys, realitzant un creixement mitjà del 25 per cent anual. Atribuïm el nostre creixement explosiu al nostre compromís incondicional amb la qualitat. Utilitzem les millors pràctiques de la indústria per gestionar projectes petits i complexos. Les nostres metodologies de control de qualitat inclouen anàlisis a 1) definir estratègies de gestió i objectius de programa en termes quantificables i mesurables 2) implementar sistemes i procediments per controlar el rendiment del sistema contra objectius específics i 3) assegurar que els informes de rendiment es comuniquen a la gestió del programa i al personal per millorar la planificació i aplicar les lliçons apreses. Augmentem les nostres metodologies de qualitat amb solucions de gestió de riscos per reduir la probabilitat i l'impacte dels errors a través de sistemes de resposta a riscos professionals.
La nostra infraestructura corporativa està dissenyada per oferir serveis d'alta qualitat a la nostra base de negocis en ràpid creixement. El nostre lideratge sènior funciona col·lectivament com un suport general al nostre personal del programa i no com a "directors" típics dictant procediments, processos o polítiques corporatives. L'alta direcció de ABC opera com a base per proporcionar suport corporatiu i recursos globals al personal del programa que dóna suport directament als nostres clients. Comprenem les necessitats i prioritats dels nostres clients i gestionem els nostres recursos per donar suport als seus objectius.
Aprovarem els nostres èxits passats, experiència i millors pràctiques per proporcionar inserir el nom de l'agència de la sol · licitud del govern amb diverses iniciatives de desenvolupament organitzatiu. Les iniciatives de desenvolupament organitzatiu que dissenyem milloraran el rendiment individual i en equip. El resultat de les nostres iniciatives augmentarà el compromís dels empleats a través d'una comunicació efectiva, col·laboració i construcció de consens. ABC Consulting té antecedents, formació, qualificacions i professionals per oferir amb èxit la gran varietat de serveis de capital humà requerits en la Declaració de treball de rendiment (PWS).
