L'escenari empresarial està ara basat en projectes. Els projectes inclouen equips multifuncionals i la diversitat d'opinions contribueixen a la innovació. L'objectiu de molts projectes empresarials és satisfer i superar les expectatives dels clients. La gestió de projectes integrada és el nou mantra empresarial, on la gestió de projectes és un procés integral d'execució del pla estratègic. La comprensió del procés del cicle de vida del projecte és fonamental per a tots els àmbits del treball, ja que es tradueix en una millor eficiència.
Definició del projecte
Les empreses solen confiar en "projectes" per satisfer les necessitats dels clients. Un "projecte" es distingeix de les activitats quotidianes de rutina i de "programes" a llarg termini per determinades característiques. Per anomenar-se un "projecte", una tasca ha de tenir un objectiu específic, ha de ser un esforç únic amb una vida útil establerta. Els projectes també tenen especificacions de rendiment i estan limitats per temps, diners, mà d'obra i altres recursos. Cada cicle de vida del projecte es caracteritza per quatre etapes: l'etapa de definició, la fase de planificació, l'etapa d'execució i l'etapa de lliurament.
Gestió de projectes
La gestió del projecte és el procés de planificació, programació i control de projectes. Diversos factors han provocat un èmfasi creixent en la gestió eficient dels projectes. L'augment de la competència mundial ha conduït als cicles de vida de productes comprimits. Les empreses es dediquen a escenaris de desenvolupament de productes més curts per "temps de mercat". L'explosió del coneixement amb xarxes d'informació compartida i un major enfocament del client han contribuït a una major complexitat en la naturalesa dels projectes. Això requereix una gestió eficaç dels equips de projectes multifuncionals. Les empreses també realitzen nombrosos projectes simultàniament. Per tant, l'assignació de recursos i la gestió eficient dels projectes tenen una importància estratègica.
Planificació
La planificació en el context d'un projecte consisteix a proporcionar un full de ruta per a la correcta execució del projecte. El procés de planificació implica definir el projecte, inclòs el resultat proposat del projecte. El procés de planificació també implica definir clarament els objectius i objectius del projecte, les especificacions de la qualitat, el pressupost i els càlculs de temps i els paràmetres de control. En resum, l'etapa de planificació és una etapa per revisar i reafirmar els objectius i directrius del projecte i resoldre els problemes que pateixen. També es dissenyen enfocaments de contingència durant el procés de planificació per evitar esculls. L'ideal seria que el procés de planificació inclogui tots els membres de l'equip.
Programació
Els projectes de programació impliquen trencar el projecte a tasques més senzilles clarament definides. Això també es coneix com la "estructura de la ruptura del treball". Aquesta estructura permet als membres de l'equip entendre un projecte complex en termes de tasques senzilles realitzables. La programació també implica assignar aquestes tasques al personal pertinent i establir el temps, els diners i altres restriccions de recursos per a cada tasca. Per exemple, si el projecte consisteix a organitzar una convenció, l'estructura del desglossament del treball implicaria tasques com ara reservar una sala o fullets d'impressió. Les persones específiques s'assignen a cada tasca amb restriccions de temps, de diners i de qualitat.
Control
L'execució del projecte consisteix a fer front a esdeveniments inesperats. Mentre estableix un pla clar i el procés de programació minimitza les ambigüitats, el gerent del projecte ha de controlar acuradament per mantenir els requisits de temps, qualitat i pressupost. Dos elements del control del projecte consisteixen a establir i aconseguir fites de projecte clarament definides i mantenir unes línies clares de comunicació. Els fites ajuden a controlar el progrés, i la comunicació ajuda a supervisar i millorar l'esforç de l'equip.
