La correspondència comercial sol ser sucinta i ben organitzada, amb els pensaments de l'escriptor presentats de manera concisa per adaptar-se a una pàgina. No obstant això, hi ha moments en què el missatge que necessiteu transmetre requereix dues pàgines. Formatar adequadament la segona pàgina de la vostra carta comercial garanteix que el lector no passi per alt els vostres pensaments finals.
Formatació del encapçalament de la segona pàgina
El format de la capçalera de la segona pàgina que trieu depèn de vosaltres, però sempre hauria d'incloure com a mínim el nom complet de la persona a qui està escrita la lletra. El encapçalament de la segona pàgina també pot incloure el número de pàgina i la data de la carta.
Alguns escriptors prefereixen utilitzar una sola línia a la segona pàgina de la seva carta comercial. Això es coneix com el format horitzontal. Per exemple, escriviu el nom del destinatari al marge esquerre, centreu el número de la pàgina i escriviu la data justificada al marge dret. Amb aquest format, gairebé sembla que està creant tres columnes.
Una altra forma de formatar la segona pàgina és utilitzar el format de bloc, el que significa que escriviu el nom del destinatari a la línia superior sota el marge d'una polzada i escriviu el número de pàgina a la següent línia i la data a la tercera línia. Per exemple:
Davey Jones
Pàgina 2
1 d'octubre de 2018
En lloc d'utilitzar el marge just justificat, simplement feu una pestanya sobre el centre de la pàgina gairebé al marge dret. Quan els lectors consultin la segona pàgina, el primer que veuen és el seu nom, el número de la pàgina i la data. D'aquesta manera, si decideix gravar la primera i segona pàgines, l'àrea grapada no cobreix l'encapçalament de la segona pàgina.
Un cop hagueu posat l'encapçalament, heu de deixar tres línies en blanc abans d'incloure la resta de la carta comercial. Assegureu-vos de tenir prou text per justificar una segona pàgina. Si només teniu una línia addicional o dues, intenteu tallar la vostra lletra per adaptar-la a una pàgina. A més, assegureu-vos que no inicieu la segona pàgina de la vostra lletra al centre d'una frase. Quan sigui possible, inicieu un nou paràgraf a la segona pàgina perquè la vostra carta flueixi millor.
Creació del marge de la segona pàgina
Si teniu una carta comercial de dues pàgines, és possible que vulgueu gravar les dues pàgines junts. No obstant això, és acceptable si simplement doblegueu les dues pàgines de la vostra lletra perquè s'ajusten al sobre. Si grapeu les pàgines, el lector sap, evidentment, que hi ha més informació al vostre missatge que el contingut de la primera pàgina. Tanmateix, si decideix no gravar, assegureu-vos de començar el format fins al límit superior de la segona pàgina perquè el lector conegui la segona pàgina és tan important com la primera. Un marge d'una polzada des de la part superior de la pàgina és habitual. Aquí és on començareu l'encapçalament de la segona pàgina.
Obtenir la informació adequada del destinatari
Atès que la segona pàgina de la vostra carta comercial conté el nom del destinatari, és fonamental que tinguis el nom del destinatari escrit correctament a la primera pàgina de la lletra, seguit del seu títol i adreça de correu correctes. A la primera pàgina de la vostra carta comercial, la informació del destinatari segueix la data i la vostra adreça de retorn.
Si no esteu segur sobre l'ortografia de qualsevol de les dades del destinatari, consulteu el lloc web de la companyia o truqueu al secretari o recepcionista de l'empresa. No arrisqueu avergonyir-vos i possiblement ofendre el destinatari mitjançant l'ús d'informació incorrecta o obsoleta.
