Les lletres comercials solen concloure mitjançant la inclusió d'inicials de referència. Aquestes inicials estan dissenyades per servir de referència quant a l'escriptor de la lletra, el signant i el mecanògraf. Moltes empreses requereixen l'ús d'inicials de referència en totes les lletres comercials; d'altres no.
Col·locació
L'últim apartat d'una carta comercial està dedicada a les inicials de referència. Aquestes inicials sempre es col·loquen a la part inferior d'una lletra, dues línies sota el bloc de signatura i alineades amb el marge esquerre. Hi pot haver un o més conjunts d'inicials de referència.
Detalls
Aquestes abreviatures s'utilitzen per a finalitats de referència, de manera que l'enteniment de l'ordre de les inicials és important per al lector de la lletra; pot haver-hi un, dos o tres conjunts d'inicials. El signant de les lletres inicials es col·loca primer, en majúscules, seguit d'una barra barra (/) o de dos punts (:). Després d'això, les inicials de l'escriptor s'escriuen, de nou en totes les lletres majúscules seguides d'una barra o un doble. Les inicials de mecanògrafs sempre estan situades darrerament i han de ser minúscules.
Propòsit
Les inicials de referència s'utilitzen com a forma de gravar qui va escriure signat i va escriure un document. Aquestes inicials ofereixen un camí perquè les empreses investiguen qüestions relatives a les lletres que una empresa ha enviat. Si es dóna un malentès en una carta, el lector pot descobrir que la persona que escrivia la carta era diferent de la persona que la signava; l'escriptor pot haver perdut elements importants que el signant de la lletra volia en el document.
Elements de cartes de negocis
Quan una empresa escriu una carta comercial, inclou alguns elements estàndard. La majoria de les empreses escriuen cartes comercials en papereria de paper de carta. El mecanògraf escriu la data, l'adreça del destinatari i la salutació. Després d'això, el mecanògraf escriu el cos de la lletra, el tancament i inclou un bloc de signatura; Les inicials de referència es consideren part del bloc de signatura. Altres elements que sovint s'inclouen a les lletres comercials són una línia de referència, que estableix el propòsit de la lletra o el que es tracta d'una línia d'atenció que assegura que el document arribi a la persona correcta.
