Quan envieu una carta de negocis dictada, utilitzeu les inicials de referència per indicar qui va escriure la lletra. Les inicials de referència només s'utilitzen en aquesta circumstància; si heu escrit la vostra lletra, no cal que l'inclogueu. Les inicials de referència consten de les inicials de la persona que envia la lletra, seguida de les inicials del mecanògraf.
Ubicació inicial de referència
Les inicials de referència es col·loquen a la part inferior de la pàgina de la lletra, amb format al costat esquerre. A menys que hi hagi un recinte amb la vostra lletra, les inicials de referència es col · locaran a la línia inferior de la pàgina. Si hi ha un recinte, col·loqueu les inicials de referència per sobre de la línia del recinte, separades per una línia buida.
Les inicials de referència consten de les inicials del remitent en lletres majúscules, seguides de les inicials del mecanògrafa en minúscules. Els dos conjunts d'inicials estan separats per dos punts, encara que també es pot utilitzar una barra inclinada. Els períodes no s'utilitzen en les inicials de referència. Per exemple, si Brian Martin està dictant dictat per a Mary Lawson, les inicials de referència apareixeran de la manera següent:
ML: bm
