Un informe de rendiment és una valuosa eina de negoci. Us permet documentar i fer un seguiment de les actuacions dels empleats. És important escriure acuradament aquests informes, ja que poden ser catalitzadors per fomentar un comportament més positiu o negatiu dels empleats. Un informe d'acompliment ben escrit combina informació, anàlisi, honestedat i tacte.
Centreu l'informe al voltant de diverses observacions per a les quals teniu dades. És important mantenir notes sobre els empleats abans d'escriure l'informe i, a continuació, treure informació d'aquestes notes per compilar l'informe. Assegureu-vos que les observacions van ser de primera mà i no de rumors. Un exemple d'observació de primera mà pot ser una nota que vau escriure i presentada quan va notar que un empleat arribava 30 minuts tard per treballar en una data concreta.
Escriure sobre comportaments específicament relacionats amb el treball realitzat. Els comportaments relacionats amb el treball inclouen interaccions amb col·legues, atenció al detall, qualitat de la paperassa, actitud general i puntualitat.
Centreu el vostre informe sobre el comportament que s'ha parlat verbalment amb l'empleat. Els vostres comentaris no han de ser una sorpresa total per al treballador.
Centreu-vos en el positiu, però assegureu-vos de catalogar objectivament qualsevol esdeveniment negatiu, si cal. Pot escriure alguna cosa com "el senyor Jones manté interaccions positives amb els seus companys de treball. Es queda tard si és necessari per completar un treball. Ha tingut alguns problemes per arribar al treball a temps, com ho demostren les observacions realitzades sobre 11, 20 i 27 de juny."
Sigues concís i específic. Citeu exemples d'incidències específiques. Abstenir-se de passejar. Un exemple pobre d'això seria una cosa així: "La Sra. Smith no està funcionant bé. Sembla que no és adequada per a la posició. No sé què pot tenir el futur si no ho pot". … "Un exemple millor seria:" La Sra. Smith ha tingut greuges presentats contra ella per dos companys de feina diferents en diverses ocasions sobre el seu discurs insultant i irrespetuós ".
Enllaçar l'informe de rendiment als informes anteriors. Indiqueu àrees que podrien haver millorat, empitjorar o quedar-se igual. Per exemple, podeu escriure: "El darrer trimestre els números de producció del Sr. Thompson eren un 75% més baixos del que la companyia considera acceptable. Tanmateix, des de la seva última avaluació, la seva producció ha millorat dràsticament i ara compleix els estàndards de l'empresa".
Comunica l'apreciació per les àrees de comportament positives. Podeu escriure alguna cosa com ara: "L'actitud positiva de la Sra. Influencia els que l'envolten i fa que el lloc de treball sigui un medi ambient millor".
Proporcioneu comentaris sobre com voleu millorar les àrees més febles. Enllaça l'informe amb els objectius futurs. Per exemple, podeu escriure: "Hartzog no ha aconseguit lliurar els seus plans de lliçons setmanals en quatre ocasions. Durant el següent semestre, l'administració volgués veure-li convertir els seus plans de lliçons el divendres de cada setmana".
Escriviu l'informe quan estigueu en un estat d'ànim positiu. Assegureu-vos de revisar l'informe almenys unes hores després d'escriure-la per tal d'obtenir les possibles revisions que calgui fer.
Anima els empleats a comunicar-vos un informe una vegada que l'hagin rebut si així ho desitgen. Utilitzeu l'anàlisi com a possibilitat de col·laborar de manera positiva cap a la millora personal, així com la millora de l'empresa en general.
