Amb tantes declaracions de política que hi ha organitzacions per fer-les, aquestes declaracions aclareixen el propòsit, descriuen els mitjans pels quals una empresa administra la política i defineix els detalls d'aquesta. Les declaracions de política serveixen per protegir a una organització de malentesos que poden provocar comportaments no autoritzats o demandes judicials. Cada declaració de política hauria d'incloure el seu propòsit, definicions terminològiques, la pròpia declaració i els passos per implementar-la.
Propòsit de política
La primera part d'una declaració de política estableix el seu propòsit. Una organització pot tenir moltes declaracions de política. Per exemple, en recursos humans, una declaració de política podria cobrir l'actitud de l'empresa cap a un vestit adequat perquè l'empresa vol projectar una certa imatge als seus clients. Una altra declaració de política de recursos humans podria detallar la política de viatge dels empleats de l'empresa. Pot contenir el que paga l'empresa i el que no fa. A la mateixa empresa, una declaració de política del departament de màrqueting podria descriure la política de l'empresa en l'ordenació de l'art gràfic i la fotografia.
Terminologia definida
La segona part d'una declaració de política proporciona les definicions de paraules clau o interpretacions de terminologia en la política. Després d'això, la política pot incloure una llista de les persones a les quals s'aplica la política, la persona dins de l'empresa que té la responsabilitat de controlar l'adhesió a la política i de quina manera es pot dirigir els recursos en cas de desacord. Amb les polítiques internes de l'empresa, sovint es troben els procediments o els passos per administrar la política després de la tercera part de la política.
La declaració de política
La tercera part d'una declaració de política descriu tota la política, la forma en què l'empresa l'aplica, qui o el que està exempt de les disposicions de la declaració de política, la manera en què s'han de solucionar els incomprensions i les infraccions, i quant de temps roman la política efecte Mitjançant l'ús de declaracions de polítiques en un manual d'empleats, per exemple, una empresa pot evitar la confusió entre els seus empleats detallant clarament el que s'espera dels empleats en situacions específiques.
Funcions de política
Les instruccions de política també funcionen com a guardià. Si una persona vol pintar la seva oficina de color taronja, per exemple, una declaració de política que defineix els colors del logotip de l'empresa, ja que els colors d'oficina estàndard permeten al seu supervisor evitar una confrontació desagradable, simplement lliurant una còpia de la declaració de polítiques que la defineix. Esborrar declaracions de política pot reduir el risc de conflictes i eliminar l'oportunitat d'una aplicació selectiva injusta de regles.
Procediments de política
Més enllà dels manuals dels empleats de les empreses, els departaments individuals poden tenir les seves pròpies declaracions de política que reflecteixin l'adhesió a normes o requisits legals. En els departaments comptables d'empreses que comercialitzen accions, el departament de comptabilitat ha de complir els principis de comptabilitat generalment acceptats establerts pel govern quan es preparen els estats financers per a la revisió pública. Una forma d'assegurar que el personal de comptabilitat segueix aquestes normes i lleis és un conjunt d'indicacions de política que mostren la forma en què el departament s'adhereix a aquestes regles.
