Un manual d'empleat proporciona informació valuosa als empleats nous i establerts. Ofereix a tots els empleats una font de referència per a les polítiques i normes de l'empresa. Tot i que es pot donar als nous empleats com a part de la seva orientació (introducció a la companyia i expectatives de l'empresa), hi pot haver canvis en les polítiques i procediments que cal tenir en compte al manual. Actualitzar manuals dels empleats és un paper important per als recursos humans o els directius i els supervisors. Atès que el manual és una eina important, s'han de desenvolupar processos per determinar com s'han de realitzar els canvis.
Determineu quins canvis s'han de fer al manual i per què. Consulteu amb la Societat de Gestió de Recursos Humans (SHRM) per veure si hi ha noves lleis federals o estatals que afectin els empleats. Potser hi hagi canvis en els beneficis de salut o compensació que ofereix l'empresa, o potser es produeixin fets significatius, com ara amenaces físiques o problemes d'assetjament sexual. Són coses que caldria canviar o afegir al manual.
Escriure els manuals en un llenguatge fàcil d'entendre. Per exemple, pot ser prudent no fer servir moltes argots legals complicats que puguin ser confusos en lloc de ser útils. Eviteu frases controvertides com ara "empleat permanent" o qualsevol altra paraula que impliqui un acord contractual. A més, assegureu-vos que les regles antigues i inaplicables s'eliminin i que les noves regles es col·loquin adequadament.
Busqueu assessorament legal de l'advocat o d'una altra entitat jurídica sobre els canvis. És important que tots els materials distribuïts als empleats siguin revisats per possibles demandes futures. Qualsevol cosa inclosa en un manual pot ser considerada la paraula escrita de l'empresari. És possible que les empreses estiguin ben servides perquè els manuals es revisin abans de la distribució.
La programació de la comunicació del manual canvia. Els empleats necessiten saber que s'han desenvolupat noves polítiques o procediments i s'inclouen a l'edició revisada del manual. Algunes empreses poden fer reunions personalitzades amb els empleats per discutir els canvis i proporcionar oportunitats als empleats per formular preguntes. Altres empreses poden enviar comunicats als empleats si el manual es troba en línia. Pot ser una bona idea que els empleats signin un formulari que reconeix que han rebut el nou manual i el posen al fitxer de personal.
Consells
-
Reviseu el manual cada any.
Tenen persones jurídiques revisar el manual.
Avís
No escriguis noves polítiques sense distribuir-les als empleats.
