Què és el cicle pressupostari? Es tracta de les diferents fases de planificació i implementació del pressupost a través de diferents períodes de pressupostació. Un pressupost comercial normalment avança en fases que, en total, produeixen un cicle de vida complet del pressupost. Independentment del seu enfocament, el cicle pressupostari comença amb la planificació i acaba amb una avaluació exhaustiva. Encara que els termes utilitzats per identificar les quatre fases dins del cicle poden diferir entre empreses, els objectius de la preparació, aprovació, execució i fases d'auditoria del desenvolupament i implementació del pressupost són generalment els mateixos.
Consells
-
Les quatre fases generalment es coneixen com a fases de preparació, aprovació, execució i auditoria del pressupost. Aquests termes poden diferir entre empreses.
El paper del cicle pressupostari en diferents àrees de negoci
Cada empresa té un pressupost operatiu. Dins de l'empresa, cada departament també té també un pressupost. En molts casos, el pressupost es divideix en dos o més pressupostos específics, com ara un pressupost de màrqueting i un pressupost per entretenir clients. Els projectes específics també tenen pressupostos propis i sovint, diferents fases de pressupost per gestionar. A tots els nivells, les empreses utilitzen pressupostos per fer un seguiment de les seves despeses i equilibrar les seves despeses amb les seves altres despeses per obtenir beneficis. Diferents períodes de pressupost poden demanar pressupostos diferents, com ara trimestres específics.
Modelatge bàsic en la fase de preparació
La preparació del pressupost és un procés que requereix molt de temps que normalment triga de tres a sis mesos a completar-se. Durant aquesta fase, els administradors de departament -o el propietari- elaboren plans, prioritzen la despesa, assoleixen números i elaboren un pla pressupostari preliminar. Com que la majoria de les empreses preparen pressupostos separats per a cada departament o divisió i, posteriorment, es combinen, els passos de la fase de preparació del pressupost es podran repetir abans de crear un pressupost preliminar capaç de passar per la fase d'aprovació.
Obtenció d'aprovació pressupostària
La durada de la fase d'aprovació generalment depèn de la mida d'una empresa i la seva estructura organitzativa. Per exemple, les responsabilitats d'aprovació del pressupost en una petita empresa amb una estructura organitzativa plana solen incloure només el propietari, o el propietari i alguns gestors clau. Per contra, les empreses mitjanes i grans que es caracteritzen per una estructura organitzativa formal i jeràrquica solen assignar responsabilitats d'aprovació a les juntes, comitès o administradors d'alt nivell autoritzats. Les aprovacions pressupostàries solen requerir molta discussió i un vot de consens abans que finalitzi la fase d'aprovació.
Execució del pressupost
La fase d'execució o implementació del cicle de vida del pressupost es fa amb major freqüència des del principi fins al final de l'any fiscal o calendari. La supervisió regular i constant per assegurar que els departaments segueixi les limitacions pressupostàries i mantenir el control intern és vital durant aquesta fase. Si els ajustaments es fan necessaris durant l'any, parts d'un pressupost anual podran tornar a la fase de preparació i tornar a recórrer el cicle. Si la supervisió detecta les discrepàncies, com ara un excedent de costos o una despesa significatives que no coincideixen amb les assignacions pressupostàries, es pot fer una auditoria interna abans de finalitzar l'any.
Auditoria de final d'any
La fase d'auditoria -que consisteix en auditoria interna, auditoria externa o ambdós- solen tenir lloc després d'acabar l'any fiscal. L'examen a fons dels informes i declaracions financers de final d'any proporciona formes d'avaluar el compliment de les limitacions pressupostàries i determinar si les projeccions utilitzades durant els diferents períodes de pressupostació eren precises. Un informe d'avaluació creat per l'equip d'auditoria, que inclou recomanacions per a l'any que ve, completa la fase d'auditoria i el cicle pressupostari de l'any en curs.
