La gestió del projecte es refereix àmpliament al procés i les activitats relacionades amb la planificació, l'organització i el control de recursos per aconseguir objectius específics. Els projectes solen estar obligats per factors com l'abast, el pressupost i el temps, que requereixen la funció de gestió de projectes per optimitzar l'assignació de recursos i integrar-los adequadament per superar aquestes restriccions i assolir objectius predefinits. La gestió de les activitats del projecte es pot veure com una seqüència de passos a completar, d'acord amb les cinc fases que defineixen el cicle de vida del projecte.
Iniciació
L'inici del projecte comença el cicle de vida del projecte i implica muntar un equip encapçalat per un gestor de projectes i proporcionar una visió general del projecte. La descripció generalment inclou definir el motiu del projecte, els objectius empresarials i l'estratègia per assolir els resultats desitjats. A més, es donen un avantatge preliminar, una proposta de pressupost, fites i una data de finalització. Aquesta fase generalment es refereix als alts directius que creen un cas empresarial per al projecte basat en un estudi de viabilitat i desenvolupen una carta de projecte que especifica la visió del projecte, l'abast, les expectatives i el pla d'implementació.
Planificació
La planificació consisteix a traçar totes les tasques necessàries per a la realització del projecte i proporcionar dates de realització de tasques realistes. La fase de planificació sovint implica crear un pla de gestió de projectes per guiar l'equip. El PMP ofereix un desglossament detallat de les habilitats requerides, l'avaluació de riscos, els recursos no laborals i els fites per a cada tasca. Identifica els grups d'interès i defineix els criteris necessaris per completar amb èxit cada tasca: com i quan es duran a terme les activitats, els procediments a seguir, la freqüència d'informes i els canals de comunicació.
Execució
Durant la fase d'execució, la solució planificada s'implementa per complir els requisits del projecte. L'equip del projecte i els recursos necessaris es recullen i s'utilitzen per crear els resultats desitjats del projecte. Es tracta d'una fase iterativa que implica resoldre problemes, proves i revisions per tal de complir un conjunt específic de requisits del producte. El director del projecte supervisa l'assignació de recursos adequada per mantenir el projecte en el moment previst. També manté comunicació amb els grups d'interès interns i externs -tants membres del projecte, direcció executiva i venedors- per debatre sobre l'estat del projecte.
Control
La fase de control implica la realització de proves i seguiment de projectes per assegurar-se que el treball que s'està executant compleix amb el pla i compleix les expectatives dels grups d'interès. L'objectiu és l'acceptació del projecte pel client. Els resultats del projecte es monitoritzen constantment i, si es produeixen desviacions o el client sol·licita un canvi específic, les dades es tornen als processos d'execució perquè es prenguin accions correctives. Aquesta fase es completa quan els lliuraments - els resultats finals del projecte - són aprovats pel client com que han complert els estàndards de qualitat prescrits definits al pla.
Tancament
La fase de tancament normalment implica documentar el projecte: un procés que comença quan el contractista lliura els lliuraments i el client accepta formalment. Es lliuren tots els materials pertinents, inclosos els documents del projecte, els manuals i el codi font. S'ha completat tota la documentació de l'administració de contractes, destacada pels documents signats d'acceptació del contracte. Un informe de revisió del projecte formal que identifica i valora el nivell d'èxit del projecte, així com una revisió crítica de les lliçons apreses també es dóna al client.
