Les reunions de Toastmasters permeten als participants practicar tècniques de parlar en públic i habilitats de lideratge en un entorn de suport i amigable. El paper general de Toastmaster és planificar i dirigir la reunió, coordinar-se amb altres membres i garantir que la reunió es realitzi de manera fluida i eficient. El toastmaster també actua com emcee, introduint ponents i altres participants. Actuar en el paper de toastmaster us ofereix l'oportunitat d'utilitzar les habilitats que heu acumulat mentre servíeu en altres rols de lideratge.
Abans de la reunió
Creeu un programa detallat per a la reunió. Familiaritzeu-vos amb l'agenda de la reunió i els participants que participaran en la reunió.
Contacte als membres que estan programats per a un paper amb antelació. No només confirma l'assistència, però també permet als membres preveure una absència sobtada, de manera que es pot contactar amb un altre membre per completar-se, si cal.
Entrevista els parlants programats i confirma la seva assistència. Recopileu informació sobre el tipus de paraula, durada, títol i altra informació important. El nombre de parlants es pot reduir mitjançant el Màster de Temes de taules per tal de mantenir la reunió en el calendari si algun dels oradors presenta un disc més llarg del normal.
Feu que la vostra agenda s'hagi preparat abans de la reunió. Assegureu-vos que hi ha prou còpies disponibles per a la distribució entre els participants.
Arribareu a la reunió d'hora. No només podràs comprovar que tots els participants estiguin presents i estiguin preparats per dur a terme la reunió, també podràs tenir cura de les dades d'última hora, en cas que surti alguna cosa.
Durant la reunió
Tome un seient prop de la part davantera de l'habitació. Això us donarà accés ràpid a l'atril quan se us demani.
Acomiadar la reunió després de la presentació del president. Com a pasteur, teniu el control de la reunió, excepte quan cedeix el control a altres participants, com ara els parlants, el Màster de Temes de Taula i l'Avaluador General. També realitzarà tasques com anunciar el tema de la reunió, introduir els participants i prendre el control de la reunió d'ells després d'haver acabat.
Mantingueu-vos al corrent del temps que avança la reunió. Confirmeu que totes les intervencions es realitzessin al llarg del temps amb el cronometrador i que realitzessin els ajustaments necessaris per garantir que la reunió es mantingui en el calendari.
